Cách chọn nhà cung cấp VoIP phù hợp cho doanh nghiệp

Với việc xuất hiện ngày càng nhiều nhà cung cấp VoIP trên thị trường, việc tìm ra nhà cung cấp tốt nhất có thể trở nên phức tạp. Để giúp bạn trong quá trình này, dưới đây là một số yếu tố quan trọng mà bạn nên xem xét khi lựa chọn nhà cung cấp VoIP cho doanh nghiệp của mình:

 Chất lượng dịch vụ VoIP

 Không có gì quan trọng hơn chất lượng cuộc gọi trong việc lựa chọn một nhà cung cấp VoIP. Dịch vụ VoIP phải cung cấp âm thanh rõ ràng và không gặp lỗi để đảm bảo cuộc gọi không bị gián đoạn hay chất lượng giảm sút. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn thực hiện các cuộc gọi quan trọng với đối tác hoặc khách hàng.

Độ tin cậy và khả năng dự phòng

Dịch vụ VoIP cần phải đáng tin cậy và có khả năng dự phòng để đảm bảo rằng cuộc gọi của bạn luôn được duy trì, ngay cả trong trường hợp có sự cố xảy ra. Tìm hiểu về cơ sở hạ tầng mạng và hệ thống dự phòng của nhà cung cấp để đảm bảo sự ổn định của dịch vụ.

Bảo mật dữ liệu

Vì dữ liệu và thông tin quan trọng của bạn sẽ được truyền qua hệ thống VoIP, tính bảo mật là vô cùng quan trọng. Đảm bảo rằng nhà cung cấp sử dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được bảo vệ khỏi các mối đe dọa bảo mật.

 Hỗ trợ kỹ thuật chất lượng

Trong quá trình sử dụng dịch vụ VoIP, có thể xảy ra các sự cố hoặc vấn đề kỹ thuật. Do đó, một nhà cung cấp có hỗ trợ kỹ thuật đáng tin cậy là cần thiết. Đảm bảo rằng nhà cung cấp cung cấp dịch vụ hỗ trợ liên quan đến cuộc gọi và sửa chữa các vấn đề nhanh chóng.

Tích hợp với hệ thống khác

 Doanh nghiệp thường sử dụng nhiều ứng dụng và hệ thống khác nhau. Chọn nhà cung cấp VoIP có khả năng tích hợp dễ dàng với các hệ thống hiện có của bạn để tối ưu hóa quá trình làm việc và quản lý thông tin.

 Tính năng cung cấp

Xác định những tính năng cần thiết cho doanh nghiệp của bạn như ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp tự động, hội nghị video và quản lý danh bạ. Đảm bảo rằng nhà cung cấp có khả năng cung cấp những tính năng này để đáp ứng nhu cầu của bạn.

 Giá cả hợp lý

So sánh giá cả của các nhà cung cấp khác nhau và xác định liệu giá trị của dịch vụ có tương xứng với ngân sách của bạn hay không.

 Tùy chọn dùng thử miễn phí

 Một số nhà cung cấp có tùy chọn dùng thử miễn phí, cho phép bạn kiểm tra dịch vụ trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Sử dụng cơ hội này để thử nghiệm chất lượng cuộc gọi, tính năng và hiệu suất của dịch vụ trong môi trường thực tế của doanh nghiệp.

Kinh nghiệm và uy tín

Những nhà cung cấp có kinh nghiệm và uy tín trong ngành thường mang lại sự tin cậy cao hơn. Tìm hiểu về thời gian hoạt động của nhà cung cấp, danh sách khách hàng đã phục vụ và danh tiếng của họ trong cộng đồng doanh nghiệp.

 Thời gian triển khai

 Trong một số trường hợp, bạn có thể cần triển khai dịch vụ VoIP một cách nhanh chóng. Thời gian triển khai sẽ là yếu tố quan trọng trong trường hợp này. Tìm hiểu về thời gian cần thiết để cài đặt và triển khai dịch vụ của nhà cung cấp.

 Tích hợp hệ thống bảo mật

 Do thông tin quan trọng của doanh nghiệp sẽ được truyền qua hệ thống VoIP, việc bảo mật là mối quan tâm hàng đầu. Tìm hiểu về cách nhà cung cấp áp dụng các biện pháp bảo mật, bao gồm mã hóa, xác thực đa yếu tố và kiểm tra định kỳ để bảo vệ dữ liệu của bạn.

Phản hồi từ khách hàng

 Phản hồi và đánh giá từ khách hàng hiện tại của nhà cung cấp VoIP là một tài liệu quý báu để hiểu về trải nghiệm thực sự của họ với dịch vụ. Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về chất lượng dịch vụ, hỗ trợ khách hàng và các khía cạnh khác.

Tính linh hoạt về gói dịch vụ

 Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu riêng biệt và vì vậy tính linh hoạt trong việc tùy chỉnh gói dịch vụ là quan trọng. Chọn nhà cung cấp có khả năng điều chỉnh dịch vụ để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn.

 Hiệu suất khi sử dụng thực tế

 Dù bất kỳ nhà cung cấp nào có thể cung cấp những thông tin tốt nhất về chất lượng và hiệu suất, thực tế sử dụng mới là yếu tố quan trọng nhất. Vì vậy, nếu có thể, hãy thử nghiệm dịch vụ trong môi trường thực tế của doanh nghiệp để đảm bảo rằng nó đáp ứng những mong đợi của bạn.

Xem thêm

Ưu điểm và nhược điểm của hệ thống tổng đài VoIP

Lắp đặt tổng đài VoIP- Giải pháp hiện đại cho doanh nghiệp

3.Những gì mong đợi ở một nhà cung cấp VoIP

Những yếu tố trên đã giúp bạn chọn được nhà cung cấp VoIP cho doanh nghiệp uy tín. Tuy nhiên, việc tìm ra phần mềm VoIP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn có thể vẫn còn là một thách thức. Nhà cung cấp VoIP không giống như các ứng dụng dành cho người tiêu dùng, nơi bạn có thể gỡ cài đặt nếu không hài lòng với nó.

Các hệ thống phải được triển khai trong toàn công ty trước khi nó có thể được sử dụng và xem liệu đó có phải là những gì bạn cần từ nó hay không.

Như bạn có thể thấy, việc đưa ra quyết định lựa chọn giải pháp đúng đắn trong kinh doanh là rất quan trọng. Bạn nên ghi nhớ những điều dưới đây khi chọn nhà cung cấp dịch vụ điện thoại VoIP cho doanh nghiệp phù hợp với công ty bạn.

Xem thêm:

Các bước thiết lập tổng đài VOIP cho doanh nghiệp của bạn

Sự khác nhau giữa tổng đài VoIP và PBX

4.Nhận biết nhu cầu giao tiếp của doanh nghiệp là gì?

Trước khi bạn có thể lựa chọn được nhà cung cấp VoIP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, việc hiểu rõ nhu cầu giao tiếp của doanh nghiệp là một bước quan trọng. Dưới đây là một danh sách các nhu cầu thông tin liên lạc phổ biến trong doanh nghiệp. Hãy xác định những nhu cầu mà doanh nghiệp của bạn đang phải đối mặt như:

• Phân tích và báo cáo: Cần có khả năng theo dõi và phân tích dữ liệu cuộc gọi để đánh giá hiệu suất và nắm bắt thông tin quan trọng về khách hàng.
• Tự động trả lời và định tuyến cuộc gọi nâng cao: Khả năng tự động trả lời cuộc gọi và định tuyến chúng đến các phòng ban hoặc nhân viên cụ thể.
• Ghi âm cuộc gọi tự động: Yêu cầu ghi âm cuộc gọi để lưu trữ và theo dõi thông tin trong tương lai.
• SMS / MMS doanh nghiệp: Nhu cầu gửi và nhận tin nhắn văn bản hoặc đa phương tiện.
• Chuyển hướng cuộc gọi: Khả năng chuyển hướng cuộc gọi giữa các nhân viên hoặc phòng ban khác nhau.
• Hệ thống quản lý cuộc gọi / PBX được lưu trữ: Khả năng quản lý các cuộc gọi và hệ thống PBX từ xa và trực tuyến.
• Giám sát cuộc gọi: Cần theo dõi cuộc gọi trực tiếp hoặc thông qua báo cáo để đảm bảo hiệu suất.
• Chia sẻ File: Nhu cầu chia sẻ tài liệu và thông tin trong cuộc gọi.
• Dịch vụ điện thoại VoIP chất lượng HD: Yêu cầu cuộc gọi với chất lượng âm thanh cao.
• Hỗ trợ điện thoại bàn và điện thoại hội nghị IP: Nhu cầu sử dụng các thiết bị điện thoại đặc biệt.
• Tin nhắn / Nhạc đang chờ: Yêu cầu thêm thông điệp hoặc âm nhạc đang chờ trong quá trình cuộc gọi.
• Mở các API: Yêu cầu tích hợp dịch vụ VoIP với các ứng dụng khác trong doanh nghiệp.
• Softphone cho máy tính xách tay và máy tính để bàn: Nhu cầu sử dụng phần mềm điện thoại trên máy tính.
• Quản lý công việc: Yêu cầu tích hợp quản lý công việc và liên lạc.
• Nhắn tin nhóm: Nhu cầu liên lạc nhóm và gửi tin nhắn đến nhiều người cùng lúc.
• Dịch chuyển linh hoạt: Cần khả năng di chuyển cuộc gọi giữa các thiết bị mà không bị gián đoạn.
• Tiện ích mở rộng ảo: Yêu cầu tích hợp các tiện ích mở rộng cho phù hợp với doanh nghiệp.
• Thư thoại: Nhu cầu gửi thư thoại thay vì gọi điện thoại.