Phần mềm lưu trữ hồ sơ và tài liệu điện tử (V9-Document)

Phần mềm lưu trữ hồ sơ và tài liệu điện tử (V9-Document) là một công cụ mạnh mẽ được thiết kế để quản lý và tổ chức hồ sơ, tài liệu quan trọng trong một tổ chức. V9-Document hỗ trợ lưu trữ, tìm kiếm, truy cập và quản lý tài liệu một cách hiệu quả, góp phần hiện đại hóa quy trình lưu trữ tài liệu và nâng cao hiệu suất công việc.

Mục đích của phần mềm lưu trữ hồ sơ và tài liệu điện tử V9-Document

Phần mềm lưu trữ hồ sơ và tài liệu điện tử V9-Document có một số mục đích chính sau đây:

• Chuyển đổi sang lưu trữ điện tử: Phần mềm lưu trữ hồ sơ và tài liệu điện tử hướng đến việc chuyển đổi và lưu trữ tài liệu theo hình thức điện tử, nhằm thay thế các phương pháp lưu trữ truyền thống bằng giấy tờ.
• Quản lý thống nhất và bảo quản an toàn: Phần mềm lưu trữ hồ sơ và tài liệu điện tử giúp quản lý và bảo quản tài liệu điện tử một cách an toàn và có tổ chức. Điều này không chỉ giúp bảo vệ thông tin quan trọng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng và truy cập tài liệu.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Phần mềm lưu trữ hồ sơ và tài liệu điện tử hỗ trợ các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ.
• Giảm thiểu giấy tờ và tiết kiệm chi phí: Việc chuyển đổi sang lưu trữ điện tử giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí liên quan đến in ấn và lưu trữ vật lý.
• Tìm kiếm và tra cứu dễ dàng: Phần mềm cung cấp công cụ thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu, thống kê và báo cáo thông tin, giúp cải thiện tính kịp thời của thông tin và số liệu báo cáo.
• Cải thiện công tác chỉ đạo và điều hành:
• Phần mềm lưu trữ hồ sơ và tài liệu điện tử V9-Document giúp nâng cao chất lượng công tác chỉ đạo và điều hành bằng cách cập nhật thông tin gần như ngay lập tức, hỗ trợ quyết định kịp thời và chính xác.

Phạm vi của phần mềm lưu trữ hồ sơ và tài liệu điện tử V9-Document

Phần mềm lưu trữ hồ sơ và tài liệu điện tử có phạm vi sử dụng rộng rãi, bao gồm:

• Cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp nhà nước: Các cơ quan hành chính nhà nước có thể sử dụng V9-Document để quản lý và lưu trữ các tài liệu chính thức, hồ sơ công việc và các thông tin quan trọng khác.
• Cơ quan văn thư lưu trữ: Các đơn vị chuyên trách về lưu trữ và quản lý văn thư cũng sẽ được hưởng lợi từ các tính năng của phần mềm.
• Doanh nghiệp và tổ chức: Phần mềm lưu trữ hồ sơ và tài liệu điện tử cũng phù hợp với các doanh nghiệp và tổ chức cần một giải pháp hiệu quả để quản lý hồ sơ và tài liệu nội bộ.

Tính năng của phần mềm lưu trữ hồ sơ và tài liệu điện tử V9-Document

Phần mềm lưu trữ hồ sơ và tài liệu điện tử V9-Document cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ để đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu:

Mô-đun quản lý hồ sơ lưu trữ

• Quản lý hồ sơ: Cho phép quản lý và theo dõi các hồ sơ đã được đưa vào lưu trữ, bao gồm việc tra cứu, tìm kiếm và xem thông tin chi tiết của từng hồ sơ.
• Nhận hồ sơ từ hệ thống khác: Hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ và tài liệu từ các hệ thống khác, như Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, để đưa vào lưu trữ theo quy định.
• Quản lý kho lưu trữ: Cung cấp các công cụ quản lý kho lưu trữ giấy và số, bao gồm việc tìm kiếm hồ sơ, quản lý sơ đồ kho lưu trữ, phông lưu trữ, hộp lưu trữ, và các tính năng liên quan.

Mô-đun quản lý hồ sơ hủy

• Xem và hủy hồ sơ: Người dùng có thể xem bản điện tử của các hồ sơ giấy đã hủy, xem các biên bản hủy liên quan và thực hiện việc hủy hoàn toàn hồ sơ điện tử trên hệ thống.
• Trình và phê duyệt biên bản hủy: Cho phép trình và phê duyệt biên bản hủy, lưu trữ biên bản hủy để phục vụ cho việc tra cứu sau này.

Mô-đun quản lý khai thác

• Khai thác tài liệu trực tuyến: Hỗ trợ các cá nhân có nhu cầu khai thác tài liệu điện tử và giấy theo quy định. Các yêu cầu khai thác tài liệu sẽ được các cấp có thẩm quyền phê duyệt qua hệ thống.

Mô-đun tra cứu, tìm kiếm, thống kê

• Tra cứu và tìm kiếm: Hệ thống cho phép tra cứu và tìm kiếm toàn văn, tìm kiếm kết hợp nhiều điều kiện, và tối ưu sắp xếp kết quả tìm kiếm theo cấu hình.
• Tìm kiếm nội dung: Hỗ trợ tìm kiếm nội dung trong các file PDF, ảnh, và file Word bằng cách sử dụng công nghệ OCR (Nhận diện ký tự quang học) để trích xuất và đánh chỉ mục nội dung, phục vụ cho việc tìm kiếm chính xác.

Mô-đun quản trị hệ thống

• Quản lý người dùng: Cung cấp các công cụ để quản lý người dùng, phân quyền các chức năng của phần mềm và quản lý nhật ký hệ thống.

Mô-đun tích hợp dữ liệu

• Tích hợp với hệ thống khác: Cung cấp dịch vụ tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác, bao gồm các tiện ích cảnh báo như cảnh báo về hồ sơ sắp đến hạn trả.

Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử:

• Sắp xếp và quản lý tài liệu: Bao gồm tất cả các tài liệu lưu trữ điện tử được sắp xếp thông qua phương tiện điện tử để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật dễ dàng.

Ưu điểm

Phần mềm lưu trữ hồ sơ và tài liệu điện tử V9-Document nổi bật với những ưu điểm sau:

• Đáp ứng quy định: Đảm bảo rằng công tác lưu trữ tài liệu tuân thủ đầy đủ các quy định của Nhà nước.
• Công cụ OCR hiệu quả: Cung cấp công cụ bóc tách dữ liệu (OCR) với độ chính xác cao, từ 95% đến 100%.
• Tốc độ tra cứu cao: Cho phép tra cứu, tìm kiếm, thống kê và báo cáo với tốc độ cao, bao gồm việc tìm kiếm nội dung trong các file.
• Bảo mật và an toàn: Đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu, tránh mất mát thông tin.
• Quản lý trực quan: Cung cấp công cụ quản lý kho lưu trữ giấy và điện tử một cách trực quan và dễ sử dụng.
• Chia sẻ tài liệu: Nền tảng chia sẻ tài liệu ưu việt, hỗ trợ quản lý tập trung và giảm thời gian cũng như chi phí trong quản lý tài liệu điện tử. Hỗ trợ các hệ thống khai phá dữ liệu và dữ liệu lớn.
• Tích hợp chữ ký số: Hỗ trợ tích hợp chữ ký số để xác thực và bảo vệ tính chính xác của tài liệu.
• Tính năng tích hợp: Cung cấp các tính năng tích hợp và chia sẻ dữ liệu với các hệ thống khác, nâng cao khả năng tương thích và hiệu quả sử dụng.

Nhờ những tính năng và ưu điểm này, phần mềm lưu trữ hồ sơ và tài liệu điện tử V9-Document trở thành giải pháp lý tưởng cho việc quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử, giúp tổ chức cải thiện quy trình lưu trữ, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc.

Xem thêm:

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc R-Office

Trục gửi nhận văn bản điện tử V9-ESB: Tính năng và ứng dụng