Tích hợp Softphone trong các hệ thống doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều dựa vào hệ thống liên lạc để duy trì các hoạt động kinh doanh và tương tác với khách hàng. Công nghệ Softphone đã trở thành một công cụ quan trọng và hiệu quả cho các doanh nghiệp để cải thiện khả năng liên lạc và giảm chi phí. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về  tích hợp Softphone trong hệ thống doanh nghiệp và tầm quan trọng của nó.

1. Softphone là gì?

Softphone là một ứng dụng phần mềm cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi thoại qua internet thông qua máy tính hoặc thiết bị di động thay vì sử dụng điện thoại cố định truyền thống. Softphone chuyển đổi tín hiệu thoại từ âm thanh thành dữ liệu số để truyền qua internet thông qua giao thức VoIP . Điều này cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi từ bất kỳ đâu có kết nối internet và giảm thiểu sự phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng giao thông truyền thống.

Xem thêm: Softphone là gì? Lợi ích và tính năng của Softphone

2. Lợi ích của việc tích hợp Softphone trong doanh nghiệp

Tiết kiệm chi phí

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc tích hợp Softphone trong doanh nghiệp là tiết kiệm chi phí. So với việc sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống, mà đòi hỏi cài đặt phần cứng đắt tiền và hóa đơn dịch vụ hàng tháng cao, Softphone chỉ đòi hỏi một ứng dụng và kết nối Internet.

Linh hoạt và làm việc từ bất kỳ đâu

Mô hình làm việc hiện đại đòi hỏi tính linh hoạt và Softphone hoàn toàn thích hợp cho việc này. Nhân viên có thể dễ dàng làm việc từ xa hoặc di chuyển giữa các văn phòng mà không bị gián đoạn liên lạc. Điều này cũng đồng nghĩa với việc họ có thể tiếp cận hệ thống liên lạc của công ty bất kỳ lúc nào và bất kỳ đâu. Điều này đặc biệt quan trọng trong thời đại hiện nay, khi làm việc từ xa và chế độ làm việc linh hoạt trở nên phổ biến hơn.

 Dễ dàng mở rộng và tăng cường cơ hội kinh doanh

Việc thêm mới số điện thoại và mở rộng chức năng trở nên dễ dàng với Softphone. Thay vì phải đấu tranh với việc cài đặt thêm dây cáp và phần cứng, bạn chỉ cần tạo thêm tài khoản và cấu hình Softphone trên máy tính hoặc điện thoại của nhân viên mới. Điều này cho phép doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi với tình hình thay đổi và cơ hội kinh doanh mới.

 Tích hợp CRM và quản lý liên hệ

Softphone thường tích hợp một cách mượt mà với các ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Điều này cho phép nhân viên xem thông tin liên hệ của khách hàng trực tiếp khi có cuộc gọi đến. 

 Khả năng ghi lại cuộc gọi

Softphone thường cho phép ghi âm các cuộc gọi. Điều này có thể hữu ích cho mục đích ghi chú, đào tạo nhân viên và đáp ứng yêu cầu pháp lý. 

 Tích hợp video call và hội thảo trực tuyến

Softphone không chỉ hỗ trợ cuộc gọi thoại mà còn cho phép thực hiện cuộc gọi video và hội thảo trực tuyến. Điều này giúp cải thiện tính tương tác và hợp tác trong doanh nghiệp. 

Quản lý cuộc gọi hiệu quả

Softphone thường cung cấp các tính năng quản lý cuộc gọi như chuyển tiếp cuộc gọi, xếp hàng cuộc gọi, và gọi nhiều số cùng lúc. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình trả lời cuộc gọi và đảm bảo rằng không có cuộc gọi nào bị bỏ lỡ. 

Bảo mật thông tin

Bảo mật thông tin luôn là ưu tiên hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp. Softphone thường có các tính năng bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo rằng thông tin quan trọng của doanh nghiệp được bảo vệ khỏi các nguy cơ đánh cắp thông tin. Điều này bao gồm mã hóa cuộc gọi và chứng thực người dùng. 

 Phân tích dữ liệu

Một số Softphone cung cấp tính năng phân tích dữ liệu về cuộc gọi, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất, đo lường chất lượng dịch vụ và cải thiện quá trình tương tác với khách hàng. Việc này giúp bạn điều chỉnh chiến lược kinh doanh, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và đáp ứng nhanh chóng các thay đổi trong thị trường. 

 Độ tin cậy và hỗ trợ kỹ thuật

Softphone thường được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ VoIP chuyên nghiệp, đảm bảo độ tin cậy cao. Nếu có vấn đề kỹ thuật, bạn có thể dựa vào hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp Softphone để giải quyết nhanh chóng. Điều này quan trọng đối với các doanh nghiệp với quy mô lớn và nhu cầu liên lạc quan trọng.

Việc tích hợp Softphone vào doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích quan trọng, từ tiết kiệm chi phí đến tính linh hoạt và cải thiện tương tác với khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất, cải thiện quản lý thông tin, và duy trì tính cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày nay. Việc triển khai và tùy chỉnh Softphone phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp là một bước quan trọng để tận dụng tối đa các lợi ích này.

Xem thêm:

Những ưu điểm vượt trội về phần mềm Softphone

Gọi điện thoại qua Internet: Ứng dụng Softphone và công nghệ VoIP

3. Các yếu tố cần cân nhắc khi triển khai Softphone

Khi triển khai tích hợp Softphone vào hệ thống doanh nghiệp, có một số yếu tố cần xem xét:

•  Băng thông internet: Softphone đòi hỏi một băng thông internet đủ lớn để đảm bảo chất lượng cuộc gọi. Đảm bảo rằng hệ thống mạng của doanh nghiệp đáp ứng được yêu cầu này.
• Bảo mật: Do thông tin doanh nghiệp thường chứa nhiều thông tin quan trọng và nhạy cảm, việc đảm bảo tích hợp Softphone với các biện pháp bảo mật mạng là điều cần thiết. Đảm bảo rằng các dữ liệu và cuộc gọi qua Softphone được mã hóa và bảo vệ an toàn.
• Tương thích và tích hợp: Trước khi triển khai Softphone, cần kiểm tra tích hợp và tương thích với hệ thống hiện có của doanh nghiệp, như hệ thống CRM, hệ thống quản lý cuộc gọi, hệ thống email và nhiều ứng dụng khác. Việc tích hợp này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo cách sử dụng Softphone một cách hiệu quả. Mặc dù giao diện Softphone thường thân thiện và dễ sử dụng, nhưng đào tạo nhân viên về các tính năng và chức năng của ứng dụng sẽ giúp họ sử dụng hiệu quả và tận dụng tối đa tiện ích của nó.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Đảm bảo rằng doanh nghiệp có sẵn hỗ trợ kỹ thuật cho nhân viên khi sử dụng Softphone. Vấn đề kỹ thuật có thể xảy ra và khi đó, có một đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng giúp đỡ sẽ giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và đảm bảo sự liên tục trong hoạt động kinh doanh.

4. Sự phát triển tương lai của Softphone trong doanh nghiệp

Softphone là một công nghệ ngày càng được đánh giá cao và phát triển mạnh mẽ trong các doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ internet và 5G, chất lượng âm thanh và ổn định của Softphone sẽ tiếp tục cải thiện, mang lại trải nghiệm thoại tốt hơn và tăng cường tính di động cho người dùng.

Ngoài ra, tích hợp Softphone với các ứng dụng hợp tác và giao tiếp khác như video cuộc họp, chat nhóm và công cụ làm việc từ xa sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả cho các nhóm làm việc phân tán.

 

Công ty Cổ Phần Công Nghệ V9
Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà TH Office, Số 3/3, Duy Tân, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 19002177
Website: v9.com.vn
Facebook: V9 Tech JSC
Email: info@v9.com.vn