Bạn có từng nghĩ đến một môi trường làm việc nơi mọi quy trình được tự động hóa, dữ liệu được đồng bộ hóa tức thời và các quyết định được đưa ra chỉ trong tích tắc? V9 E-Office chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp đạt được điều đó! Không chỉ là một nền tảng quản lý, V9 E-Office là cuộc cách mạng văn phòng số giúp tăng tốc hiệu suất, giảm tải công việc và tối ưu hóa vận hành doanh nghiệp một cách vượt trội. Hãy cùng khám phá những lợi ích không thể bỏ qua của V9 E-Office!
V9 E-Office – Bước Nhảy Vọt Trong Quản Lý Văn Phòng Số
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng đẩy mạnh chuyển đổi số, V9 E-Office xuất hiện như một giải pháp tiên phong giúp tối ưu quy trình làm việc, nâng cao năng suất và bảo mật dữ liệu tối đa. Đây là nền tảng văn phòng số thông minh do V9 Tech phát triển, tích hợp đầy đủ các công cụ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả trong thời đại công nghệ.
V9 E-Office là bộ phần mềm “Quản trị & điều hành doanh nghiệp” – một sản phẩm tiên phong hướng đến hệ sinh thái văn phòng số.
- Gồm 9 Module chức năng ứng dụng hữu ích, tích hợp đồng nhất trong một hệ thống và có khả năng mở rộng tích hợp với các hệ thống khác với API phù hợp.
- Giải pháp có tính bảo mật cao, tích hợp đa nền tảng gồm phiên bản WebApp và App cho tablet, mobile sử dụng hệ điều hành iOS, Android.
- Sản phẩm đã được cấp chứng nhận Bản quyền tác giả bởi Cục Bản quyền tác giả trực thuộc Bộ Văn hóa – Thể thao & Du lịch.
Với khả năng số hóa tài liệu, tự động hóa quản lý công việc, tăng cường kết nối nội bộ và bảo mật dữ liệu, V9 E-Office không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt và hiện đại hơn. Giờ đây, mọi thao tác xử lý công việc đều được thực hiện nhanh chóng chỉ bằng vài cú nhấp chuột, giúp doanh nghiệp bứt phá trong quản lý và vận hành.
Những chức năng nổi bật của V9 E-Office
Văn bản – Quản lý văn bản, công báo
- Quản lý toàn bộ quy trình văn bản đến và đi.
- Lưu trữ và tra cứu văn bản nội bộ.
- Tích hợp chữ ký số, đảm bảo tính pháp lý và bảo mật.
- Công việc – Quản lý công việc & dự án
- Tạo, giao và theo dõi tiến độ công việc.
- Quản lý dự án với các công cụ hỗ trợ lập kế hoạch và giám sát.
- Nhắc nhở và thông báo tự động về các nhiệm vụ quan trọng.
Truyền thông – Quản lý truyền thông nội bộ, diễn đàn, hỏi đáp
- Thông báo & Tin tức: Phục vụ công tác truyền thông, thông tin nội bộ;
- Thông tin sinh nhật cán bộ: Hiển thị sinh nhật các cán bộ theo thông tin từ hệ thống Quản lý nhân sự;
- Vinh danh cán bộ: Vinh danh các cá nhân có thành tích đặc biệt tới hệ thống để tạo động lực cho cán bộ.
Lịch họp – Quản lý lịch làm việc, lịch họp tuần
- Lịch họp: Quản lý lịch họp hệ thống theo Tuần/Tháng;
- Lịch cá nhân: Xem lịch họp cá nhân;
- Phòng họp: Quản lý thông tin phòng họp, xem lịch làm việc theo phòng họp;
- Tổng hợp: Danh sách lịch họp tổng, có thể xem lịch làm việc của từng lãnh đạo.
Điều xe – Quản lý điều xe công
- Đặt và quản lý lịch sử dụng xe công.
- Theo dõi tình trạng và lịch bảo dưỡng xe.
- Quản lý tài xế và lộ trình di chuyển.
Nhân sự – Quản trị nguồn nhân lực, danh bạ điện tử
- Module quản lý hồ sơ nhân sự, cơ cấu tổ chức, thông tin chấm công (tích hợp camera AI), theo dõi phép năm, các QĐ nhân sự, phân công công tác, bảng lương, đào tạo;
- Có thể đồng bộ các thông tin từ hệ thống Quản lý nhân sự của doanh nghiệp (nếu có sẵn) để tạo trải nghiệm đồng nhất trên hệ thống.
Tài liệu – Quản lý tài liệu, album ảnh, video
- Chức năng cho phép người sử dụng lưu văn bản từ module Văn bản, liên kết với hệ thống ECM của doanh nghiệp (nếu khả dụng) để quản lý văn bản theo nhu cầu cá nhân.
- Kiểm soát phiên bản và lịch sử chỉnh sửa.
- Tìm kiếm nhanh chóng và truy cập dễ dàng.
Phê duyệt – Chức năng góp ý văn bản dự thảo, quản lý luồng và phê duyệt
- Thuộc chức năng Quản trị để định nghĩa luồng phê duyệt với các tác vụ tiêu chuẩn.
- Chức năng chỉ sử dụng bởi admin hệ thống.
Tìm là thấy – Tìm kiếm trong toàn ứng dụng
- Là chức năng tìm kiếm trên kho dữ liệu số hóa, cho phép tìm kiếm dữ liệu khớp với keyword trên toàn bộ các module thuộc hệ sinh thái.
- Lọc kết quả theo danh mục, thời gian và người liên quan.
- Đề xuất kết quả liên quan dựa trên hành vi tìm kiếm trước đó.
Tin nhắn – Tin nhắn nội bộ
- Hệ thống nhắn tin nội bộ giữa các nhân viên.
- Tạo nhóm trò chuyện theo dự án, phòng ban hoặc chủ đề cụ thể.
- Lưu trữ lịch sử trò chuyện và tệp đính kèm.
Admin – Quản trị hệ thống
- Quản trị hệ thống, bao gồm cấu hình, thiết lập và bảo trì.
- Quản lý tài khoản người dùng, phân quyền và bảo mật.
- Giám sát hoạt động hệ thống và tạo báo cáo thống kê.
Những lợi ích nổi bật khi ứng dụng V9 E-Office
Số hóa tài liệu – Văn phòng không giấy tờ, thao tác nhanh chóng
V9 E-Office giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ tài liệu trên nền tảng đám mây, loại bỏ hoàn toàn những bất tiện của giấy tờ truyền thống. Người dùng có thể tìm kiếm, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng, bảo mật, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.
Lợi ích:
- Giảm thiểu thất lạc tài liệu quan trọng
- Tiết kiệm chi phí in ấn, bảo quản hồ sơ
- Dễ dàng truy xuất dữ liệu mọi lúc, mọi nơi
V9 E-Office quản lý công việc thông minh – Tổ chức khoa học, tối ưu hiệu suất
Hệ thống V9 E-Office cho phép doanh nghiệp phân công công việc, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả trên cùng một nền tảng. Nhân viên có thể cập nhật nhiệm vụ theo thời gian thực, giúp ban lãnh đạo dễ dàng giám sát và điều chỉnh kế hoạch.
Lợi ích:
- Nâng cao tinh thần làm việc nhóm, tối ưu thời gian xử lý công việc
- Hạn chế sai sót và đảm bảo tiến độ công việc
- Tạo sự minh bạch, rõ ràng trong quá trình vận hành
Kết nối nội bộ mạnh mẽ – Giao tiếp hiệu quả, rút ngắn khoảng cách
Thay vì trao đổi qua email rườm rà hay họp hành kéo dài, V9 E-Office cung cấp hệ thống chat nhóm, hội nghị trực tuyến, bảng tin nội bộ và thông báo nhanh. Nhờ đó, mọi thông tin được truyền tải nhanh chóng, giảm thiểu trì hoãn và sai sót trong công việc.
Lợi ích:
- Nâng cao sự gắn kết giữa các phòng ban
- Giảm bớt thời gian hội họp, cải thiện tốc độ làm việc
- Thông tin được cập nhật tức thì, tránh hiểu lầm và sai sót
Báo cáo tự động – Dữ liệu trực quan, quyết định chính xác
Hệ thống báo cáo thông minh của V9 E-Office giúp doanh nghiệp tổng hợp và phân tích dữ liệu theo thời gian thực. Nhờ các biểu đồ trực quan và bảng báo cáo chi tiết, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.
Lợi ích:
- Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp
- Giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công
- Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng, chính xác
Bảo mật dữ liệu – An toàn tuyệt đối, kiểm soát chặt chẽ
V9 E-Office tích hợp công nghệ bảo mật hiện đại như mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập và sao lưu định kỳ, đảm bảo an toàn thông tin tuyệt đối. Doanh nghiệp có thể kiểm soát ai có quyền truy cập vào từng tài liệu, hạn chế rủi ro rò rỉ dữ liệu.
Lợi ích:
- Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu doanh nghiệp
- Kiểm soát truy cập theo cấp độ quyền hạn
- Giảm nguy cơ mất mát dữ liệu nhờ hệ thống sao lưu tự động
Màn Hình Module Chức Năng
Đăng Nhập Ứng Dụng
- Đăng nhập trên Web (PC/Laptop)
- Đăng nhập trên App (Mobile/Tablet) (có tính năng xác thực sinh trắc học)
- Có tính năng scan QR code để đăng nhập, giảm thiểu số thao tác mà vẫn đảm bảo tính bảo mật
Dashboard Hệ Thống
- Hệ thống hỗ trợ các dashboard tổng hợp cá nhân/đơn vị trực quan, sinh động theo các module Văn bản, Trình ký, Công việc, có tính tương tác (khi click vào từng nội dung, hệ thống link tới hạng mục quản lý tương ứng)
- Các dashboard có thể được cá nhân hóa theo thói quen sử dụng và nhu cầu của từng thành viên Ban Lãnh đạo.
Màn hình danh sách văn bản đến – xem nhanh nội dung văn bản đến
- Màn hình nhập thông tin văn bản đến lên hệ thống
- Nhận dạng OCR, tìm kiếm toàn văn văn bản
- Kiểm soát luồng văn bản
- Gửi để biết (không cần xử lý thêm)
- Xin ý kiến (cần cho ý kiến/xử lý/giao việc từ văn bản mới hoàn thành tác vụ)
- Màn hình dự thảo VB trình ký (đính kèm file hoặc soạn thảo trực tiếp trên trình duyệt từ Template tiêu chuẩn);
- Chọn đối tượng nhận văn bản.
- Màn hình danh sách văn bản trình ký và view nhanh văn bản
- Màn hình trao đổi/Thảo luận nhanh trên văn bản
- Thao tác cấu hình luồng văn bản trình ký (trình tuần tự/song song, trình nhiều cấp…) thủ công
- Xem chi tiết văn bản trình ký trước khi tiến hành phê duyệt.
- Màn hình xem ý kiến trao đổi liên quan đến văn bản đi
- Màn hình chọn người để chuyển xin ý kiến văn bản.
- Ký điện tử (Ảnh ký);
- Ký số (tích hợp ký số TokenKey với nhà cung cấp dịch vụ);
- Thực hiện bằng thao tác kéo thả chữ ký tại thời điểm ký.
Màn hình lấy số, vào sổ văn bản (của Văn thư).
- Màn hình dự thảo tờ trình (bao gồm TTr chỉ xin ý kiến và TTr gồm Văn bản đính kèm trình ban hành);
- Bước cấu hình luồng văn bản trình ký theo nhu cầu.
Trích dẫn văn bản liên quan có sẵn vào tờ trình.
- Danh sách tờ trình;
- Xem luồng xử lý, trạng thái và thời gian xử lý tờ trình.
Người thuộc luồng trình xem lại các thông tin chi tiết của tờ trình, cho ý kiến/Trao đổi/Tham mưu đối với tờ trình (Nội dung tham mưu của Thư ký chỉ phân quyền để Ban lãnh đạo trực tiếp nhìn thấy).
Trình ký/Chuyển xử lý văn bản theo nhu cầu.
Xem chi tiết Tờ trình trên các phiên bản ứng dụng khác nhau Web/App
- Quản lý danh sách Lịch họp tuần;
- Dự thảo lịch họp tuần;
- Xem chi tiết lịch họp tuần (Lịch tổng hoặc theo từng Lãnh đạo)
- Có thể tạo các link họp online đính trực tiếp lên lịch làm việc.
Quản Lý Công Việc
- Màn hình danh sách và xem thông tin công việc;
- Màn hình cập nhật công việc.
Xem danh sách dự án (List/Kanban board).
Tạo mới/cập nhật dự án.
Xem thông tin chi tiết, dashboard dự án.
V9 E-Office không chỉ giúp doanh nghiệp chuyển đổi số dễ dàng mà còn nâng cao hiệu suất, tối ưu quy trình làm việc và bảo vệ dữ liệu quan trọng. Đây chính là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời đại công nghệ. Hãy trải nghiệm V9 E-Office ngay hôm nay để tạo nên sự đột phá cho doanh nghiệp của bạn!
