Tổng đài là gì? Các hình thức tổng đài phổ biến ở Việt Nam hiện nay

Ngày nay, các doanh nghiệp ngày càng có nhu cầu mở rộng và phát triển lớn mạnh đi kèm đó là sự gia tăng về nhu cầu trao đổi thông tin. Do đó việc thiết lập một hệ thống tổng đài riêng cho mỗi doanh nghiệp là vô cùng cần thiết nhầm góp phần hiệu quả vào việc nâng cao khả năng quản lý hiệu suất, chi phí các cuộc gọi đồng thời giúp dịch vụ chăm sóc khách hàng trở nên chuyên nghiệp, khoa học, có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban.

Công nghệ phát triển giúp hiện đại hóa các dịch vụ tổng đài. Hiện nay, ngày càng có nhiều loại hình tổng đài được ra đời đáp ứng đa dạng nhu cầu của doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tổng đài phù hợp cho doanh nghiệp mình thì hãy cùng V9 tham khảo nội dung của bài viết dưới đây!

1. Tổng đài là gì?

Tổng đài là một hệ thống liên lạc thông qua điện thoại được thiết kế để tiếp nhận, xử lý và chuyển tiếp cuộc gọi từ khách hàng, đối tác hoặc cộng tác viên. Hệ thống tổng đài giúp tập trung và quản lý hiệu quả cuộc gọi, từ đó cung cấp dịch vụ hỗ trợ chất lượng và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Tổng đài có thể hoạt động dựa trên công nghệ di động, analog, IP hoặc ảo, phụ thuộc vào nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp.

2. Tại sao các doanh nghiệp cần sử dụng tổng đài?

Trước tiên, các doanh nghiệp cần nắm được những lợi ích thiết thực cơ bản của hệ thống tổng đài:

Cải Thiện Trải Nghiệm Khách Hàng: Tổng đài giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng bằng cách tiếp nhận cuộc gọi nhanh chóng, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khiếu nại một cách hiệu quả. Khách hàng cảm thấy được quan tâm và được tư vấn chuyên nghiệp.

Tăng Cường Giao Tiếp Nội Bộ: Tổng đài cho phép các nhân viên trong doanh nghiệp liên lạc nhanh chóng và tiện lợi, giúp cải thiện hiệu quả công việc và tăng cường giao tiếp nội bộ.

Tiết Kiệm Chi Phí: Sử dụng tổng đài có thể giảm chi phí liên lạc của doanh nghiệp, đồng thời tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và hỗ trợ khách hàng một cách hiệu quả.

3. Đánh giá những tổng đài phổ biến ở Việt Nam hiện nay

3.1 Tổng đài di động

Ưu điểm:

1. Di động và linh hoạt: Tổng đài di động không bị ràng buộc bởi cáp và dây, cho phép nhân viên và khách hàng tiếp cận từ bất kỳ đâu với mạng di động.
2. Tiết kiệm chi phí: Không cần phải đầu tư vào cài đặt hạ tầng cứng, do đó giúp tiết kiệm chi phí ban đầu.
3. Dễ dàng mở rộng: Tổng đài di động dễ dàng mở rộng để đáp ứng nhu cầu mở rộng của doanh nghiệp.

Nhược điểm:

1. Phụ thuộc vào tín hiệu mạng: Độ ổn định và chất lượng cuộc gọi phụ thuộc vào tín hiệu mạng, trong một số khu vực có thể gây gián đoạn và chất lượng âm thanh kém.
2. Hạn chế tích hợp chức năng: Một số tính năng phức tạp như quản lý cuộc gọi đồng thời hoặc tích hợp CRM có thể hạn chế trên tổng đài di động.

3.2 Tổng đài Analog

Ưu điểm:

1. Độ tin cậy cao: Tổng đài analog thường ổn định và có độ tin cậy cao trong việc thực hiện các cuộc gọi.
2. Dễ sử dụng: Tổng đài analog thường đơn giản và dễ sử dụng, không yêu cầu kiến thức kỹ thuật cao.
3. Chi phí thấp: Thiết bị và hạ tầng tổng đài analog thường có chi phí thấp.

Nhược điểm:

1. Giới hạn tích hợp chức năng: Tổng đài analog hạn chế tích hợp các tính năng tiên tiến như gọi video hay tích hợp CRM.
2. Khó mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, tổng đài analog có thể gặp khó khăn trong việc mở rộng và đáp ứng nhu cầu lớn hơn.

3.3 Tổng đài IP

Ưu điểm:

1. Tích hợp tính năng tiên tiến: Tổng đài IP cho phép tích hợp nhiều tính năng tiên tiến như gọi video, chat trực tuyến và tích hợp CRM.
2. Mở rộng dễ dàng: Tổng đài IP dễ dàng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
3. Hiệu quả chi phí: Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu gọi điện nhiều, tổng đài IP có thể hiệu quả hơn về chi phí.

Nhược điểm:

1. Yêu cầu kỹ thuật cao: Cài đặt và quản lý tổng đài IP yêu cầu kiến thức kỹ thuật cao, đòi hỏi nhân viên có kỹ năng và hiểu biết về mạng và hệ thống.
2. Phụ thuộc vào Internet: Để hoạt động, tổng đài IP phải phụ thuộc vào Internet và đảm bảo đủ băng thông để hỗ trợ số lượng cuộc gọi.

3.4 Tổng đài ảo

Ưu điểm:

1. Không cần phần cứng: Tổng đài ảo không yêu cầu đầu tư vào phần cứng, chỉ cần một máy tính và kết nối Internet.
2. Dễ dàng quản lý: Tổng đài ảo cho phép dễ dàng quản lý các cuộc gọi và tích hợp các tính năng mới.
3. Tích hợp tính năng linh hoạt: Tổng đài ảo cho phép tích hợp nhiều tính năng tiên tiến như chat trực tuyến, gọi video và tích hợp CRM.

Nhược điểm:

1. Phụ thuộc vào Internet: Tổng đài ảo phụ thuộc vào kết nối Internet và đảm bảo đủ băng thông để hỗ trợ số lượng cuộc gọi.
2. Hiệu năng mạng: Chất lượng cuộc gọi và hiệu năng tổng đài ảo phụ thuộc vào tốc độ và ổn định của mạng Internet.

4. Những tiêu chí và lưu ý giúp doanh nghiệp lựa chọn loại hình tổng đài phù hợp

1. Tích Hợp Tính Năng: Lựa chọn tổng đài có khả năng tích hợp nhiều tính năng tiên tiến như gọi đi, gọi đến, chat trực tuyến, quản lý cuộc gọi đồng thời, định tuyến cuộc gọi, tích hợp CRM và hỗ trợ đa ngôn ngữ.
2. Độ Tin Cậy và Hiệu Năng: Đảm bảo tổng đài lựa chọn đáp ứng yêu cầu về độ tin cậy và hiệu năng, giảm nguy cơ mất kết nối và gián đoạn trong việc thực hiện cuộc gọi.
3. Dễ Sử Dụng và Quản Lý: Tổng đài cần đơn giản và dễ sử dụng, không yêu cầu kiến thức kỹ thuật cao. Hơn nữa, việc quản lý và cài đặt tổng đài cũng cần dễ dàng và tiện lợi.
4. Scalability (Khả Năng Mở Rộng): Lựa chọn tổng đài có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo tính linh hoạt trong việc thêm mới hoặc giảm bớt số lượng cuộc gọi.
5. Hỗ Trợ Kỹ Thuật và Dịch Vụ: Xem xét khả năng hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ của nhà cung cấp tổng đài, đảm bảo họ có khả năng hỗ trợ và giải quyết các vấn đề kỹ thuật nhanh chóng.
6. Bảo Mật Thông Tin: Đảm bảo tổng đài đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật thông tin, đặc biệt đối với doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật cao.

Tổng đài điện thoại đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ và tăng cường giao tiếp cho các doanh nghiệp. Khi lựa chọn tổng đài, doanh nghiệp cần xem xét và đáp ứng đủ lưu ý và tiêu chí để đảm bảo lựa chọn phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của mình, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Hiện tại, V9 là một trong những công ty hàng đầu về lĩnh vực cung cấp các giải pháp tổng đài số giúp các doanh nghiệp tận dụng tối đa các thế mạnh của công nghệ đồng thời mở ra những cơ hội phát triển kinh doanh mới. Công ty công nghệ V9 với đội ngũ chuyên gia hơn 15 năm kinh nghiệm với những giải pháp toàn diện cam kết sẽ đem lại nguồn lợi ích to lớn cũng như tối ưu hóa chi phí vận hành một cách hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.

Hy vọng những thông tin V9 Tech cung cấp sẽ hữu ích với quý độc giả. Hãy theo dõi website của V9 Tech, click chọn mục xu hướng kinh doanh để đọc những bài viết liên quan khác nhé!

Mọi thắc mắc bạn đọc vui lòng liên hệ: