BPO là gì? Vai trò và lợi ích của BPO với doanh nghiệp

BPO là gì? Hẳn đây không con là một khái niện xa lạ với những người hay đọc và thoe dõi tin tức về công nghệ. Tuy nhiên, cũng đang có rất nhiều người còn chưa hiểu rõ về BPO và chưa biết cách xử sử dụng nó như thế nào. Bài viết dưới đây hãy cùng V9 Tech tìm hiểu về khái niện của BPO và các lợi ích mà nó mang lại nhé!

I. BPO là gì?

BPO (Business Process Outsourcing) là một khái niệm trong lĩnh vực kinh doanh và để quản lý, hơn hết thể hiện việc doanh nghiệp chuyển giao một phần hoặc hết toàn bộ quy trình kinh doanh không cốt lõi cho các đối tác chuyên nghiệp. Nó bao gồm việc chuyển giao các hoạt động như quản lý tài chính, và kế toán, hơn hết nguồn nhân lực.

Mục tiêu chính chính của là tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nó còn tăng hiệu suất, và giảm chi phí cho phép doanh nghiệp được tập trung vào những hoạt động cốt lõi, và những khía cạnh mang tính chiến lược và sáng tạo hơn. Thường áp dụng trong các lĩnh vực mà doanh nghiệp nó không cần phải duy trì một đội ngũ chuyên nghiệp hoặc tài nguyên để thực hiện.

Các công ty kinh doanh thường chọn để tận dụng kiến thức chuyên sâu, và kinh nghiệm và cơ sở hạ tầng của các đối tác, nó giúp họ tối ưu hóa hiệu suất và giảm rủi ro trong các quy trình không cốt lõi. Điều này cũng cho phép họ tập trung vào phát triển sản phẩm, hay dịch vụ và chiến lược kinh doanh của mình một cách hiệu quả hơn.

Nó còn liên quan đến việc chuyển giao quy trình kinh doanh của doanh nghiệp và còn cho một bên thứ ba chuyên về dịch vụ. Điều này chính là việc bao gồm outsourcing các hoạt động và không trực tiếp liên quan đến khách hàng như quản lý tài chính, và có thể quản lý nhân sự, và quản lý chuỗi cung ứng và nhiều hoạt động khác. 

II. BPO hoạt động như thế nào ?

BPO (Business Process Outsourcing) hoạt động bằng cách chuyển giao một phần hoặc toàn bộ các quy trình kinh doanh từ một công ty cho đến một đối tác BPO (BPO vendor) hoặc một nhóm chuyên gia ngoài. Đối tác BPO sẽ đảm nhận trách nhiệm thực hiện các quy trình kinh doanh đó theo các tiêu chuẩn và hợp đồng đã được thiết lập trước.

Dưới đây là quy trình chung của hoạt động BPO:

Xác định quy trình kinh doanh cần chuyển giao: Công ty xác định các quy trình kinh doanh mà họ muốn chuyển giao cho đối tác BPO. Điều này có thể bao gồm quy trình tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý khách hàng, quản lý chuỗi cung ứng và nhiều quy trình kinh doanh khác.

Lựa chọn đối tác BPO: Công ty tiến hành tìm kiếm và lựa chọn đối tác BPO phù hợp dựa trên các tiêu chí như chuyên môn, kinh nghiệm, hiệu suất, độ tin cậy và chi phí.

Thiết lập hợp đồng: Công ty và đối tác BPO thiết lập hợp đồng chi tiết, xác định các yêu cầu, cam kết về chất lượng, quyền và trách nhiệm, thời gian, cước phí và các điều khoản khác liên quan đến việc chuyển giao quy trình kinh doanh.

Chuyển giao quy trình kinh doanh: Công ty cung cấp thông tin, tài liệu và hướng dẫn cho đối tác BPO về các quy trình kinh doanh cần chuyển giao. Điều này có thể bao gồm việc truyền đạt kiến thức về quy trình, hệ thống, công cụ và các yêu cầu đặc biệt.

Thực hiện quy trình kinh doanh: Đối tác BPO tiến hành thực hiện các quy trình kinh doanh theo hợp đồng đã thiết lập. Họ sử dụng các quy trình, công nghệ và nguồn lực của mình để thực hiện công việc theo tiêu chuẩn và yêu cầu được quy định.

Quản lý và đánh giá hiệu suất: Công ty và đối tác BPO duy trì quan hệ làm việc chặt chẽ và thường xuyên theo dõi hiệu suất. Đánh giá được thực hiện bằng cách đo lường các chỉ số hiệu suất, đo lường chất lượng dịch vụ và phản hồi từ khách hàng.

III. Lợi ích của Business Process Outsourcing là gì?

Business Process Outsourcing (BPO) mang lại nhiều lợi ích cho các công ty và tổ chức khi chuyển giao các quy trình kinh doanh cho đối tác BPO. Dưới đây là một số lợi ích chính của BPO

1. Giảm nhiều chi phí

 BPO giúp giảm chi phí vận hành và quản lý nội bộ. Công ty không cần đầu tư vào hạ tầng, công nghệ và nguồn nhân lực để thực hiện các quy trình kinh doanh. Thay vào đó, họ chỉ trả cho đối tác BPO dựa trên hợp đồng thuê ngoài.

2. Tăng cường hiệu suất và chất lượng

BPO (Business Process Outsourcing) có thể tăng cường hiệu suất và chất lượng trong các công ty và tổ chức. Dưới đây là một số cách BPO có thể đóng góp vào việc này

Đối tác BPO thường có chuyên môn và kinh nghiệm trong việc thực hiện các quy trình kinh doanh cụ thể. Họ đã phát triển và cải tiến quy trình để đạt được hiệu suất và chất lượng tốt nhất trong lĩnh vực đó. Bằng cách chuyển giao các quy trình cho đối tác BPO.

Đối tác BPO thường áp dụng các quy trình tiên tiến và sử dụng công nghệ hiện đại để thực hiện các quy trình kinh doanh. Các công nghệ như tự động hóa, phần mềm quản lý quy trình (workflow management), và công nghệ phân tích dữ liệu được áp dụng để tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng. Điều này giúp cải thiện quy trình, giảm thời gian xử lý, đảm bảo tính chính xác và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

3. Nguồn nhận phản hồi của khách hàng

Tạo ra các khảo sát khách hàng để thu thập ý kiến và phản hồi từ khách hàng về trải nghiệm của họ. Các khảo sát này có thể được gửi qua email, điện thoại hoặc trên các nền tảng trực tuyến. Đảm bảo rằng các câu hỏi khảo sát được thiết kế một cách rõ ràng và cung cấp cho khách hàng cơ hội để chia sẻ ý kiến, góp ý và đánh giá về dịch vụ của bạn.

Cung cấp cho khách hàng một hộp thư phản hồi nơi họ có thể gửi ý kiến, góp ý và phản hồi trực tiếp. Đảm bảo rằng thông tin liên hệ để gửi phản hồi rõ ràng và dễ dàng tiếp cận.

Tạo cơ hội cho khách hàng để tương tác trực tiếp với đội ngũ BPO của bạn. Điều này có thể là thông qua cuộc gọi điện thoại, trò chuyện trực tuyến hoặc họp trực tiếp. Tương tác trực tiếp giúp bạn nhận phản hồi tức thì và có thể hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong đợi của khách hàng.

4. Truy cập vào các công nghệ được cập nhật mới nhất

Đối tác BPO thường áp dụng quy trình tiên tiến, công nghệ và hệ thống quản lý để thực hiện các quy trình kinh doanh. Điều này có thể dẫn đến tăng cường hiệu suất và chất lượng, cải thiện quy trình và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

Để cập nhật với các công nghệ mới nhất, hãy đọc các trang tin tức công nghệ, tạp chí chuyên ngành và bài viết từ các chuyên gia trong lĩnh vực tương ứng. Điều này giúp bạn nắm bắt những xu hướng mới, sản phẩm và dịch vụ mới, và các tiến bộ công nghệ đang xảy ra. Tham gia các hội thảo, triển lãm và sự kiện công nghệ để truy cập vào các công nghệ mới nhất và gặp gỡ các chuyên gia trong ngành. 

5. Linh hoạt và mở rộng

BPO cho phép công ty linh hoạt thay đổi quy mô và phạm vi của các quy trình kinh doanh được chuyển giao. Khi công ty phát triển hoặc thu hẹp, họ có thể điều chỉnh việc sử dụng dịch vụ BPO một cách linh hoạt và tiết kiệm chi phí.

Xây dựng hệ thống và quy trình linh hoạt để có thể thích ứng với các thay đổi và tăng trưởng nhanh chóng. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng công nghệ linh hoạt, quy trình làm việc linh hoạt và cơ cấu tổ chức có khả năng thích ứng.

Sử dụng các công nghệ và phần mềm có khả năng mở rộng và linh hoạt để tăng cường khả năng mở rộng của tổ chức. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng đám mây, ảo hóa, phân tán và các công nghệ tiên tiến khác để cho phép mở rộng dễ dàng và linh hoạt.

6. Tăng khả năng đổi mới

Bằng cách giảm gánh nặng của việc thực hiện các quy trình kinh doanh không cốt lõi, công ty có thể tập trung vào việc đổi mới và phát triển sản phẩm và dịch vụ mới. BPO giúp tạo ra môi trường linh hoạt và sáng tạo cho công ty.

Tạo môi trường khuyến khích nhân viên suy nghĩ độc lập và đưa ra ý tưởng sáng tạo. Khám phá cách khuyến khích việc đặt câu hỏi, thử nghiệm ý tưởng mới và đảm bảo rằng không có rào cản trong việc chia sẻ ý kiến và góp ý. Tạo đội ngũ đa dạng về mặt kiến thức, kỹ năng và trình độ để kích thích sự đổi mới. Sự đa dạng trong đội ngũ mang lại nhiều góc nhìn và ý tưởng khác nhau.

Xây dựng một quy trình rõ ràng và cấu trúc để khám phá, đánh giá và triển khai ý tưởng đổi mới. Quy trình này có thể bao gồm việc thu thập ý tưởng từ nhân viên, đánh giá khả năng thực hiện và tìm cách thúc đẩy và hỗ trợ việc triển khai ý tưởng thành công.

IV. Rủi ro khi sử dụng dịch vụ BPO 

Rủi ro BPO bao gồm những điều sau

Vi phạm an ninh mạng: kết nối công nghệ giữa công ty tuyển dụng và nhà cung cấp BPO tạo ra một điểm xâm nhập khác cho các tác nhân xấu, vì các tổ chức thường cần chia sẻ dữ liệu bảo mật và được quản lý với các nhà cung cấp dịch vụ của họ.

Nhiều yêu cầu tuân thủ quy định: các tổ chức phải đảm bảo các BPO mà tổ chức thuê phải tuân thủ các luật mà doanh nghiệp phải tuân theo và các nhà cung cấp cũng phải tuân thủ các quy tắc đang chi phối công việc thuê ngoài của tổ chức.

Chi phí không lường trước hoặc cao hơn: các tổ chức có thể đánh giá thấp khối lượng công việc cần phải hoàn thành, điều này có thể dẫn đến chi phí cao hơn dự kiến.

Những thách thức trong mối quan hệ: các tổ chức có thể đối mặt với các vấn đề giao tiếp với các nhà cung cấp thuê ngoài của họ hoặc họ có thể nhận thấy rằng có những rào cản trong văn hóa làm việc.

Phụ thuộc quá nhiều vào nhà cung cấp bên ngoài: tổ chức phải quản lý các mối quan hệ với BPO để đảm bảo các mục tiêu được đáp ứng với chi phí đã thỏa thuận.

Tăng khả năng bị gián đoạn: Khi các BPO gặp các vấn đề rủi ro như tài chính, bất ổn địa chính trị, thiên tai… Các tổ chức phải xem xét và đưa ra các chiến lược và giải pháp khiến mọi thứ dễ bị gián đoạn.

Bạn có thể xem thêm các bài viết liên quan: 

• Hợp nhất dữ liệu và giao tiếp: Mô hình hệ thống Contact center toàn diện
• Khám phá điểm khác biệt của Contact Center và Call Center trong kinh doanh
• Quản Lý Đội Ngũ Nhân Viên Call Center Hiệu Quả

Xem thêm: V9.com.vn

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết của chúng tôi. Hy vọng những thông tin V9 Tech cung cấp sẽ hữu ích với bạn. Hãy theo dõi chúng tôi qua các kênh truyền thông để nhận được những thông tin mới nhất về doanh nghiệp.

Mọi thắc mắc bạn đọc vui lòng liên hệ: 

Công ty Cổ Phần Công Nghệ V9
Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà TH Office, Số 3/3, Duy Tân, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 19002177
Website: v9.com.vn
Facebook: V9 Tech JSC
Email: info@v9.com.vn