Hướng dẫn đăng ký tổng đài Call Center: Chi phí, thủ tục và cách chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp

Đăng ký tổng đài Call Center đang trở thành nhu cầu cấp thiết của nhiều doanh nghiệp muốn nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng và tối ưu quy trình bán hàng. Một hệ thống call center hiện đại còn tích hợp nhiều tính năng quản lý, giám sát và phân tích dữ liệu để tăng hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, trước khi triển khai, hầu hết doanh nghiệp đều băn khoăn: Chi phí đăng ký call center bao nhiêu? Quy trình thực hiện thế nào? Nên chọn giải pháp nào cho phù hợp?

Bài viết này, V9 Tech sẽ giải đáp tất cả và giới thiệu cho bạn giải pháp tổng đài call center tối ưu, được hàng trăm doanh nghiệp tin dùng.

Vì sao doanh nghiệp nên đăng ký tổng đài Call Center?

Tổng đài Call Center là hệ thống tiếp nhận và xử lý cuộc gọi của khách hàng (inbound) hoặc gọi ra (outbound) nhằm mục đích chăm sóc, tư vấn và bán hàng.
Ngày nay, call center không chỉ dừng lại ở việc nghe – gọi, mà còn tích hợp đa kênh (omnichannel), kết nối với CRM, ghi âm, phân phối cuộc gọi thông minh (ACD), IVR, báo cáo thống kê… giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Tạo hình ảnh chuyên nghiệp

Khách hàng đánh giá cao doanh nghiệp có hotline thống nhất, giọng chào tự động, hệ thống phân luồng cuộc gọi rõ ràng.

Nâng cao hiệu suất làm việc

Call center giúp phân bổ cuộc gọi hợp lý, tránh bỏ lỡ khách hàng, rút ngắn thời gian xử lý.

Tối ưu quản lý và giám sát

Quản lý có thể nghe lại cuộc gọi, đánh giá chất lượng CSKH, xem báo cáo theo thời gian thực.

Dễ dàng mở rộng

Khi doanh nghiệp phát triển, có thể mở rộng số lượng máy nhánh, thêm tính năng mà không cần thay đổi toàn bộ hạ tầng.

Các loại tổng đài Call Center phổ biến

Call Center truyền thống (On-premise)

• Cài đặt tại văn phòng, sử dụng tổng đài vật lý.
• Ưu điểm: ổn định, bảo mật nội bộ.
• Nhược điểm: chi phí lắp đặt và bảo trì cao, khó mở rộng nhanh.

Cloud Call Center (Tổng đài trên nền tảng đám mây)

• Hoạt động qua internet, không cần thiết bị phần cứng phức tạp.
• Ưu điểm: linh hoạt, dễ mở rộng, chi phí thấp, triển khai nhanh.
• Nhược điểm: phụ thuộc vào đường truyền internet.

📌 Xu hướng hiện nay: Cloud Call Center vì tính linh hoạt, tiết kiệm chi phí và dễ tích hợp đa kênh.

Quy trình đăng ký tổng đài Call Center

Khi đăng ký tổng đài Call Center, điều quan trọng là giảm tối đa thời gian triển khai và tránh gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp. V9 Tech đã tối ưu quy trình chỉ còn 4 bước đơn giản:

Bước 1 – Tư vấn & Xác định nhu cầu

V9 Tech sẽ trao đổi 1-1 với doanh nghiệp để phân tích mô hình kinh doanh, lượng cuộc gọi trung bình/ngày và mục tiêu sử dụng (CSKH, telesales, đa kênh…).

Khi nắm được nhu cầu của khách hàng, chúng tôi sẽ tư vấn số lượng máy nhánh phù hợp, các tính năng cần thiết như: ghi âm cuộc gọi, IVR, phân phối cuộc gọi thông minh (ACD), tích hợp CRM, quản lý đa kênh (điện thoại, chat, email, mạng xã hội).

Chúng tôi cũng sẽ đề xuất giải pháp tối ưu chi phí và khả năng mở rộng trong tương lai.

Khách hàng cần chuẩn bị:

• Thông tin cơ bản về quy mô đội ngũ CSKH/bán hàng.
• Danh sách tính năng mong muốn.
• Thông tin về hạ tầng mạng internet và thiết bị hiện có (nếu có).

Bước 2 – Lập hồ sơ & Ký hợp đồng

Ở bước này, khách hàng cung cấp đầy đủ giấy tờ, việc còn lại V9 Tech sẽ lo trọn gói

• V9 Tech chuẩn bị toàn bộ hồ sơ đăng ký dịch vụ, cấu hình hệ thống trên nền tảng Cloud Call Center.

• Cam kết chi phí minh bạch, không phát sinh ngoài hợp đồng.
• Tư vấn lựa chọn gói cước thoại phù hợp với nhu cầu gọi ra/gọi vào của doanh nghiệp.

Khách hàng cần chuẩn bị:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh (scan).
• Giấy tờ tùy thân của người đại diện (CMND/CCCD scan).
• Logo và thông tin thương hiệu (nếu muốn cài đặt lời chào, nhạc chờ).

Bước 3 – Triển khai & Cấu hình hệ thống (V9 Tech thực hiện)

• Thiết lập tài khoản người dùng, phân quyền cho từng nhân viên.
• Cài đặt kịch bản IVR (giọng chào tự động, phân nhánh bấm phím).
• Tích hợp CRM hoặc phần mềm bán hàng của khách hàng (nếu có).
• Kết nối với các kênh chat, email, mạng xã hội để tạo tổng đài đa kênh.
• Kiểm tra tốc độ đường truyền, đảm bảo chất lượng âm thanh HD, không trễ, không rớt cuộc.

Khách hàng cần phối hợp:

• Cung cấp dữ liệu ban đầu (danh bạ khách hàng, kịch bản CSKH…).
• Xác nhận kịch bản phân luồng cuộc gọi trước khi chạy chính thức.

Bước 4 – Đào tạo & Vận hành (V9 Tech đồng hành)

• Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống, từ thao tác nghe – gọi, chuyển máy, ghi chú cuộc gọi, đến tra cứu lịch sử liên lạc.
• Hướng dẫn quản lý sử dụng dashboard thống kê, nghe lại ghi âm, xuất báo cáo hiệu suất.
• Cung cấp tài liệu và video hướng dẫn chi tiết.
• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 trong suốt quá trình sử dụng.

Kết quả:

• Doanh nghiệp bắt đầu vận hành tổng đài Call Center chỉ sau 24–48h kể từ khi ký hợp đồng.
• Hệ thống ổn định, bảo mật, dễ mở rộng theo quy mô.

Chi phí đăng ký tổng đài Call Center

Chi phí phụ thuộc vào:

• Loại tổng đài (truyền thống hay cloud).
• Số lượng người dùng/máy nhánh.
• Tính năng tích hợp (CRM, AI, chatbot, ghi âm…).

💡 Tại V9 Tech, gói Cloud Call Center chỉ vài trăm ngàn/tháng/máy nhánh, không phí lắp đặt, triển khai trong 24h.

V9 Tech – Giải pháp đăng ký tổng đài Call Center số 1 cho doanh nghiệp

Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai hệ thống tổng đài cho nhiều lĩnh vực (TMĐT, ngân hàng, bảo hiểm, logistics…), V9 Tech mang đến:

• Triển khai nhanh: chỉ từ 24–48h.
• Công nghệ Cloud Call Center hiện đại: quản lý từ mọi nơi.
• Tích hợp đa kênh: điện thoại, chat, email, mạng xã hội.
• Hệ thống bảo mật chuẩn quốc tế.
• Đội ngũ hỗ trợ 24/7.

Đăng ký tổng đài Call Center là bước quan trọng để doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và tối ưu quy trình bán hàng. Với V9 Tech, bạn không chỉ có một hệ thống call center hiện đại, ổn định mà còn có một đối tác công nghệ đồng hành lâu dài.

📞 Liên hệ V9 Tech ngay hôm nay để nhận tư vấn và báo giá miễn phí, triển khai hệ thống Call Center chuyên nghiệp chỉ trong 24h.

CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP KHI ĐĂNG KÝ TỔNG ĐÀI CALL CENTER