3 cách tích hợp Softphone với các hệ thống khác

Tích hợp Softphone với các hệ thống khác là một quá trình quan trọng và hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu suất làm việc. Softphone, với tính năng thực hiện cuộc gọi thoại qua mạng internet, đã trở thành một công cụ phổ biến trong giao tiếp kinh doanh hàng ngày. Khi tích hợp Softphone với các hệ thống khác như hệ thống CRM, hệ thống Call Center và hệ thống VoIP, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa tính năng của Softphone và tăng cường hiệu quả công việc.

1.Vì sao nên tích hợp Softphone với các hệ thống khác?

Tối ưu hóa quy trình làm việc

Tích hợp Softphone với các hệ thống khác như hệ thống CRM, hệ thống Call Center và hệ thống VoIP giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp. Thông tin về khách hàng và lịch sử tương tác sẽ được tự động đồng bộ hóa và hiển thị trên giao diện Softphone, giúp nhân viên tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này cải thiện tương tác với khách hàng, giúp nhân viên nắm bắt nhu cầu và yêu cầu của khách hàng một cách chính xác và nhanh chóng.

Tăng cường hiệu suất công việc

Tích hợp Softphone với các hệ thống khác giúp tăng cường hiệu suất công việc của nhân viên. Nhân viên sẽ tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm thông tin khách hàng và lịch sử tương tác, từ đó tập trung hơn vào việc cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Hơn nữa, tích hợp Softphone với hệ thống call center giúp tự động định tuyến cuộc gọi đến cho các nhân viên, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng và cải thiện hiệu suất tổng thể của tổng đài.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Tích hợp Softphone với các hệ thống khác giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng. Thông tin về khách hàng và lịch sử tương tác sẽ được tự động hiển thị khi có cuộc gọi đến, giúp nhân viên cung cấp dịch vụ cá nhân và chuyên nghiệp hơn. Khách hàng sẽ cảm thấy được quan tâm và coi trọng khi nhân viên có kiến thức sâu về họ và hiểu rõ về nhu cầu và yêu cầu của mình.

Tiết kiệm chi phí

Tích hợp Softphone với hệ thống VoIP giúp tiết kiệm chi phí gọi điện thoại. VoIP cho phép thực hiện cuộc gọi thoại qua mạng internet, giảm thiểu việc sử dụng đường dây điện thoại truyền thống và giảm chi phí liên lạc đáng kể. Ngoài ra, tích hợp Softphone với hệ thống CRM và hệ thống call center cũng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp.

Tăng cường tính linh hoạt và di động

Tích hợp Softphone với các hệ thống khác tăng cường tính linh hoạt và di động trong công việc. Softphone cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi từ bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet, cho phép nhân viên làm việc từ xa và tiếp cận thông tin mọi lúc, mọi nơi. Điều này giúp tăng cường tính linh hoạt trong tổ chức và cải thiện khả năng đáp ứng nhanh chóng của doanh nghiệp đối với khách hàng và đối tác.

2. Ba cách tích hợp Softphone với hệ thống để nâng cao hiệu quả doanh nghiệp  

2.1.Tích hợp Softphone với hệ thống CRM 

Hệ thống CRM là một giải pháp quản lý khách hàng mạnh mẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin về khách hàng, tối ưu hóa quản lý tương tác và cung cấp dịch vụ cá nhân chất lượng cao. Khi tích hợp Softphone với hệ thống CRM, một số ưu điểm quan trọng sẽ xuất hiện:

• Ghi chép cuộc gọi: Tích hợp Softphone với hệ thống CRM cho phép tự động ghi lại cuộc gọi và lưu trữ các thông tin liên quan. Việc này giúp nhân viên lưu trữ dễ dàng các thông tin quan trọng như nội dung cuộc gọi, thời gian, và nội dung thảo luận.
• Tối ưu hóa tương tác: Thông tin khách hàng sẽ tự động hiển thị trên giao diện Softphone khi có cuộc gọi đến hoặc đi. Điều này giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan về thông tin khách hàng và lịch sử tương tác trước đó, từ đó tăng cường tương tác chuyên nghiệp và cá nhân hơn.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Tích hợp Softphone với hệ thống CRM giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập thông tin khách hàng, hiểu rõ hơn về nhu cầu và yêu cầu của khách hàng, từ đó cung cấp dịch vụ cá nhân hơn và tăng cường sự hài lòng của khách hàng với doanh nghiệp.

Xem thêm: Tích hợp Softphone với CRM – Tăng cường hiệu suất bán hàng và quản lý khách hàng

2.2.Tích hợp Softphone với hệ thống Call Center

Trong môi trường Call Center, tích hợp Softphone với hệ thống Call Center mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động và hiệu quả của tổng đài:

• Tự động định tuyến cuộc gọi: Softphone tích hợp với hệ thống Call Center cho phép tự động định tuyến cuộc gọi đến cho các nhân viên theo các quy tắc được xác định trước. Điều này giúp giảm thời gian chờ đợi của khách hàng và cải thiện hiệu suất làm việc của tổng đài.
• Tăng cường tính linh hoạt: Tích hợp Softphone với hệ thống Call Center cho phép nhân viên tiếp nhận cuộc gọi từ bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet. Điều này tạo ra tính linh hoạt và tiện ích cho nhân viên, cho phép họ làm việc từ xa và giữ liên lạc với khách hàng một cách hiệu quả.
• Quản lý hiệu suất: Tích hợp Softphone với hệ thống Call Center cho phép theo dõi hiệu suất làm việc của các nhân viên, từ đó cải thiện quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ. Hệ thống Call Center cũng có thể tổng hợp và phân tích dữ liệu cuộc gọi để đánh giá và cải thiện hiệu suất tổng thể của tổng đài.

2.3.Tích hợp Softphone với hệ thống VoIP 

Hệ thống VoIP (Voice over Internet Protocol) cho phép thực hiện cuộc gọi thoại qua mạng internet thay vì qua đường dây điện thoại truyền thống. Tích hợp softphone với hệ thống VoIP mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Tiết kiệm chi phí gọi điện thoại: Tích hợp Softphone với hệ thống VoIP giúp tiết kiệm chi phí gọi điện thoại đáng kể. VoIP cho phép thực hiện cuộc gọi qua internet, giảm thiểu việc sử dụng đường dây điện thoại truyền thống và giảm chi phí liên lạc. Điều này đặc biệt hữu ích khi thực hiện cuộc gọi quốc tế hoặc gọi từ xa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí phát sinh.
• Tăng cường tính linh hoạt và di động: Softphone tích hợp với hệ thống VoIP cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi từ bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet. Điều này tạo ra tính linh hoạt và tiện ích cho nhân viên, cho phép họ làm việc từ xa và giữ liên lạc với khách hàng một cách hiệu quả. Đặc biệt, tích hợp Softphone với ứng dụng di động cho phép nhân viên thực hiện cuộc gọi và quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi, tăng cường tính di động trong công việc hàng ngày.
• Tối ưu hóa chất lượng cuộc gọi: Hệ thống VoIP có thể cung cấp chất lượng cuộc gọi tốt hơn so với đường dây điện thoại truyền thống, đặc biệt khi sử dụng mạng internet chất lượng cao. Tích hợp Softphone với hệ thống VoIP giúp đảm bảo rằng các cuộc gọi được thực hiện một cách rõ ràng và ổn định, giúp tăng cường trải nghiệm người dùng và đảm bảo chất lượng tương tác với khách hàng.

Xem thêm: Gọi điện thoại qua Internet: Ứng dụng Softphone và công nghệ VoIP

Tóm lại, tích hợp Softphone với các hệ thống khác như CRM, Call Center và VoIP mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Việc tích hợp này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và trải nghiệm của nhân viên và khách hàng, đồng thời tiết kiệm chi phí liên lạc. Các công nghệ và tính năng của Softphone cùng với sự tích hợp thông minh giữa các hệ thống khác nhau đã định hình một môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả và linh hoạt cho doanh nghiệp.