Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, tổng đài call center không chỉ là “cầu nối” giữa doanh nghiệp và khách hàng mà còn là một trung tâm dữ liệu quan trọng, giúp tối ưu chăm sóc khách hàng, gia tăng doanh số và đo lường hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, câu hỏi khiến nhiều nhà quản lý băn khoăn là: “Chi phí triển khai tổng đài call center bao nhiêu? Có thật sự mang lại lợi nhuận (ROI) rõ ràng hay không?”
Hãy cùng phân tích chi tiết các yếu tố cấu thành chi phí, mô hình giá phổ biến và cách doanh nghiệp có thể tối ưu ROI khi đầu tư hệ thống tổng đài thông minh.
Mục Lục
Chi phí triển khai tổng đài call center gồm những gì?
Tùy theo mô hình (tổng đài vật lý – on-premise hay tổng đài ảo – cloud), chi phí đầu tư có thể rất khác nhau. Dưới đây là các nhóm chi phí chính mà doanh nghiệp cần dự tính:
Chi phí đầu tư ban đầu
- Phần cứng và thiết bị bao gồm máy chủ, tổng đài IP PBX, tai nghe chuyên dụng, điện thoại IP… (áp dụng với mô hình on-premise).
- Phần mềm quản lý & license gồm chi phí bản quyền phần mềm tổng đài, hệ thống CRM tích hợp, hoặc các tiện ích nâng cao như ghi âm, báo cáo real-time.
- Chi phí cấu hình & thiết lập hệ thống, tùy theo độ phức tạp, có thể từ vài triệu đến vài chục triệu đồng.
Chi phí vận hành hàng tháng
- Cước gọi nội mạng, ngoại mạng, phí duy trì đầu số tổng đài.
- Chi phí bảo trì & hỗ trợ kỹ thuật: Nếu sử dụng dịch vụ thuê ngoài (outsourcing) hoặc tổng đài cloud, thường được gói trọn trong hợp đồng.
- Chi phí nhân sự vận hành: Bao gồm đội chăm sóc khách hàng, quản lý ca trực, giám sát chất lượng cuộc gọi (QA).
Chi phí nâng cấp và mở rộng
Khi quy mô khách hàng tăng, doanh nghiệp có thể cần nâng cấp license, bổ sung người dùng hoặc mở rộng dung lượng cuộc gọi đồng thời.
Nhìn chung, mô hình tổng đài truyền thống (on-premise) có chi phí đầu tư ban đầu cao nhưng chi phí vận hành ổn định về sau. Trong khi đó, mô hình tổng đài ảo (cloud-based) giúp giảm chi phí đầu tư ban đầu đáng kể, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup hoặc các tổ chức có đội ngũ làm việc linh hoạt (remote).
Mô hình giá tổng đài call center phổ biến hiện nay
Tùy vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp, có ba mô hình giá phổ biến mà các nhà cung cấp dịch vụ áp dụng:
Mô hình thuê bao theo tháng (Subscription model)
Doanh nghiệp trả phí cố định hàng tháng theo số lượng agent (điện thoại viên) hoặc dung lượng cuộc gọi.
Ví dụ:
- Gói cơ bản: 150.000 – 200.000đ/agent/tháng
- Gói nâng cao: 250.000 – 400.000đ/agent/tháng (bao gồm CRM, ghi âm, báo cáo chi tiết)
Ưu điểm:
- Không cần đầu tư thiết bị, triển khai nhanh chóng
- Dễ mở rộng hoặc thu hẹp theo nhu cầu thực tế
Đây là mô hình phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt với doanh nghiệp dùng tổng đài cloud như V9 Tech.
Mô hình trả theo lưu lượng sử dụng (Pay-as-you-go)
Thay vì trả phí cố định, doanh nghiệp chỉ trả cho số phút gọi, dung lượng dữ liệu hoặc số lượng cuộc gọi thực tế. Phù hợp cho các tổ chức có lưu lượng cuộc gọi biến động, chẳng hạn các chiến dịch marketing theo mùa hoặc hotline sự kiện.
Mô hình trọn gói theo dự án (One-time license)
Thường được lựa chọn bởi các doanh nghiệp lớn, ngân hàng, trung tâm chăm sóc khách hàng quy mô hàng trăm nhân viên. Chi phí ban đầu cao hơn (từ vài trăm triệu đến vài tỷ đồng), nhưng hệ thống được đặt riêng, bảo mật dữ liệu nội bộ tuyệt đối.
Lợi tức đầu tư khi triển khai tổng đài call center
Một trong những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là chỉ nhìn vào chi phí mà bỏ qua giá trị lợi nhuận dài hạn (ROI). Dưới đây là những yếu tố giúp hệ thống tổng đài tạo ra hiệu quả thực tế:
Tăng năng suất làm việc và giảm thất thoát khách hàng
Nhờ tính năng phân phối cuộc gọi thông minh (ACD), ghi âm, và giám sát theo thời gian thực, đội ngũ CSKH có thể phục vụ khách hàng nhanh hơn, giảm 30–40% thời gian chờ trung bình, đồng thời giúp nhà quản lý đánh giá hiệu suất chính xác.
Tiết kiệm chi phí nhân sự và hạ tầng
So với mô hình truyền thống, tổng đài ảo tiết kiệm từ 40–60% chi phí đầu tư ban đầu, đồng thời giảm nhu cầu về phòng máy chủ, đường truyền nội bộ, và bảo trì phần cứng.
Tăng tỷ lệ chốt sale & giữ chân khách hàng
Nhờ tích hợp CRM, chatbot, email và các kênh mạng xã hội, tổng đài call center giúp đội ngũ bán hàng nắm rõ lịch sử khách hàng, cá nhân hóa tư vấn từ đó tăng 20–30% tỷ lệ chuyển đổi so với các kênh truyền thống.
Đo lường & tối ưu hiệu suất bằng dữ liệu thực
Các báo cáo chuyên sâu (KPIs, SLA, thời lượng gọi, tỷ lệ phản hồi…) giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả từng chiến dịch, tối ưu quy trình chăm sóc và cắt giảm chi phí dư thừa.
Khi nào nên đầu tư tổng đài call center?
Một doanh nghiệp nên cân nhắc đầu tư khi:
- Số lượng cuộc gọi trung bình mỗi ngày vượt quá 50–100 cuộc.
- Khách hàng phản hồi chậm, thất thoát thông tin do không có hệ thống quản lý cuộc gọi.
- Doanh nghiệp cần quản lý đội ngũ telesales, CSKH làm việc từ xa.
- Cần đồng bộ dữ liệu khách hàng giữa nhiều kênh: điện thoại, email, mạng xã hội.
Khi đó, tổng đài call center không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn là công cụ tăng trưởng doanh số thực sự.
Lựa chọn tổng đài call center tối ưu chi phí từ V9 Tech
Là đơn vị tiên phong trong cung cấp giải pháp tổng đài ảo và call center tại Việt Nam, V9 Tech đã triển khai hàng trăm dự án cho doanh nghiệp trong các lĩnh vực thương mại, logistics, bất động sản, giáo dục, tài chính và dịch vụ khách hàng.
Vì sao nên chọn V9 Tech?
- Hạ tầng Cloud mạnh mẽ, đặt tại trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo tốc độ và độ ổn định cao.
- Triển khai nhanh chỉ 24 giờ, không cần đầu tư phần cứng, có thể sử dụng ngay trên nền tảng web hoặc app.
- Tích hợp CRM, chatbot, SMS, Zalo, Facebook… giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng đa kênh hiệu quả.
- Chi phí linh hoạt, tiết kiệm đến 50% so với hệ thống truyền thống.
- Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm.
Quy trình triển khai tại V9 Tech
- Tư vấn & khảo sát nhu cầu: Xác định mục tiêu, quy mô cuộc gọi, cấu hình phù hợp.
- Ký hợp đồng & thiết lập hệ thống: Triển khai hạ tầng cloud, cấp tài khoản dùng thử.
- Đào tạo & hướng dẫn sử dụng: Hỗ trợ chi tiết cho nhân viên và quản lý.
- Bàn giao & hỗ trợ vận hành: Theo dõi, bảo trì định kỳ, hỗ trợ kỹ thuật 24/7.
Đầu tư vào tổng đài call center là một chiến lược sinh lời dài hạn giúp doanh nghiệp tăng trưởng doanh số, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tối ưu nguồn lực vận hành. Với giải pháp tổng đài ảo thông minh từ V9 Tech, bạn sẽ tiết kiệm chi phí đồng thời sở hữu một công cụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, linh hoạt và hiệu quả. Chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình số hóa.
Thông tin liên hệ V9 Tech
Công ty Cổ Phần Công Nghệ V9
Tầng 6, Tòa nhà TH Land, Số 3/3 – Duy Tân – Phường Dịch Vọng Hậu – Quận Cầu Giấy – Hà Nội
📞 Hotline: 1900.2177
📩 Email: info@v9.com.vn
🌐 Website: www.v9.com.vn
