Trong thời đại mà dữ liệu là tài sản sống còn, việc quản lý tài liệu là điều bắt buộc mà các doanh nghiệp phải làm. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang loay hoay giữa hàng loạt nền tảng lưu trữ rời rạc như Google Drive, email, file Excel, văn bản giấy… Đó là lý do vì sao V9 ECM – Giải pháp quản lý tài liệu và lưu trữ điện tử của V9 Tech ra đời, như một bước tiến vượt trội giúp các doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện trong việc lưu trữ, tổ chức, tìm kiếm và khai thác tài liệu.
Giải pháp quản lý tài liệu này giúp giảm tối đa thời gian tìm kiếm, ngăn ngừa các nguy cơ mất mát dữ liệu, lộ thông tin, từ đó làm tăng tiến độ và hiệu suất làm việc.
Vấn đề thực tế trong quản lý tài liệu tại doanh nghiệp Việt
Không ít doanh nghiệp đang đối mặt với hàng loạt khó khăn trong việc kiểm soát tài liệu nội bộ
- Lưu trữ thủ công, thiếu đồng bộ: Dữ liệu rải rác trên email, USB, máy tính cá nhân, Drive cá nhân,… khiến việc truy xuất, đối chiếu, đồng bộ cực kỳ tốn thời gian.
- Không có quy trình phân loại khoa học: Việc sắp xếp tài liệu không theo hệ thống, không theo danh mục hoặc phòng ban, dẫn đến khó tra cứu khi cần.
- Chia sẻ nội bộ thiếu bảo mật: Nhiều tài liệu quan trọng được gửi qua Zalo, Facebook, email cá nhân,… tiềm ẩn rủi ro thất thoát dữ liệu.
- Khó theo dõi phiên bản, cập nhật sai lệch: Nhiều nhân viên cùng chỉnh sửa file nhưng không kiểm soát được phiên bản nào mới nhất, dễ gây sai sót nghiêm trọng.
- Tốn kém chi phí và nhân lực: Quản lý thủ công dẫn đến tăng chi phí in ấn, lưu trữ, nhân lực xử lý hồ sơ, gây lãng phí và kém hiệu quả.
V9 ECM – Giải pháp quản lý tài liệu, lưu trữ điện tử tối ưu
Quản lý – Lưu trữ – Tra cứu tài liệu chỉ với vài cú click. V9 ECM giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất và bảo mật tuyệt đối.
- Quản lý tập trung, tìm kiếm dễ dàng
- Phân quyền rõ ràng, bảo mật tuyệt đối
- Kiểm soát phiên bản, theo dõi lịch sử thay đổi
- Ký số tài liệu trực tuyến
- Đồng bộ dữ liệu đa nền tảng
- Tự động hóa quy trình quản lý hồ sơ
- Dễ dàng tích hợp hệ thống
Bảng so sánh: V9 ECM và quản lý truyền thống
| Tiêu chí | Quản lý truyền thống | V9 ECM |
|---|---|---|
| Lưu trữ | Rời rạc | Tập trung |
| Bảo mật | Dễ rò rỉ | Phân quyền chặt chẽ |
| Tìm kiếm | Tốn thời gian | Nhanh, chính xác |
| Phiên bản | Không kiểm soát | Lưu lịch sử thay đổi |
| Ký duyệt | Trực tiếp, tốn giấy | Ký số, tiết kiệm |
Lợi ích thực tế từ V9 ECM
Giảm 80% thời gian tìm kiếm tài liệu
Tăng 60% hiệu quả phối hợp nội bộ
Cắt giảm 50% chi phí in ấn, lưu trữ
- Tăng tính minh bạch, dễ dàng kiểm toán
Tại sao chọn V9 Tech?
Khi chọn V9 Tech, bạn không chỉ chọn phần mềm, mà chọn một người đồng hành lâu dài:
- Triển khai thành công cho hàng trăm doanh nghiệp từ SME đến tập đoàn
- Chuyên viên kỹ thuật 1-1 hỗ trợ đến khi bạn vận hành ổn định
- Giải pháp tuỳ chỉnh theo ngành: thương mại, sản xuất, xây dựng…
- Chi phí linh hoạt, triển khai theo giai đoạn
“Nếu bạn cần một đối tác cài đặt xong rồi để đó, V9 Tech không phù hợp. Nhưng nếu bạn cần người đồng hành từ tư vấn đến vận hành hiệu quả – chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ.”
