Hiện nay, mô hình làm việc linh hoạt, đa chi nhánh và chăm sóc khách hàng đa kênh đang trở thành tiêu chuẩn mới của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hệ thống điện thoại truyền thống lại bộc lộ nhiều hạn chế: chi phí cao, khó mở rộng, phụ thuộc hạ tầng vật lý và không phù hợp với làm việc từ xa.Đó chính là lý do VoIP service (dịch vụ thoại qua Internet) ra đời và nhanh chóng trở thành nền tảng cốt lõi của các hệ thống tổng đài hiện đại, call center, hotline 1800 – 1900.
Vậy VoIP service là gì, hoạt động ra sao, mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp và nên triển khai thế nào để hiệu quả, ổn định, tiết kiệm chi phí? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từ A–Z.
Mục Lục
VoIP service là gì?
VoIP service (Voice over Internet Protocol) là dịch vụ cho phép thực hiện cuộc gọi thoại thông qua mạng Internet thay vì sử dụng hạ tầng điện thoại truyền thống (PSTN).
Nói một cách đơn giản:
VoIP service = gọi điện bằng Internet
Giọng nói của người gọi sẽ được:
- Chuyển thành dữ liệu số
- Truyền qua Internet
- Giải mã và phát lại ở đầu bên kia
Quá trình này diễn ra gần như tức thời, đảm bảo chất lượng thoại ổn định nếu đường truyền Internet tốt.
VoIP service hoạt động như thế nào?
Hệ thống VoIP service thường bao gồm các thành phần:
- Thiết bị đầu cuối: IP Phone, máy tính, điện thoại di động
- Phần mềm hoặc nền tảng VoIP
- Kết nối Internet
- Máy chủ VoIP / SIP Server
Quy trình một cuộc gọi VoIP:
- Người dùng quay số hoặc gọi từ phần mềm VoIP
- Giọng nói được mã hóa thành dữ liệu
- Dữ liệu truyền qua Internet
- Người nhận nghe âm thanh như cuộc gọi thông thường
Chính cơ chế này giúp VoIP linh hoạt, tiết kiệm và dễ mở rộng.
So sánh VoIP service và điện thoại truyền thống
| Tiêu chí | Điện thoại truyền thống | VoIP service |
| Hạ tầng | Đường dây vật lý | Internet |
| Chi phí | Cao | Thấp hơn |
| Mở rộng | Khó | Rất dễ |
| Làm việc từ xa | Không | Có |
| Tích hợp tổng đài | Hạn chế | Rất mạnh |
| Quản lý cuộc gọi | Thủ công | Tự động, báo cáo |
👉 Đây là lý do hầu hết tổng đài doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng VoIP service làm nền tảng.
VoIP service được sử dụng trong những hệ thống nào?
Tổng đài doanh nghiệp (PBX, tổng đài ảo)
VoIP là nền tảng chính của:
- Tổng đài nội bộ
- Tổng đài ảo (Cloud PBX)
- Tổng đài đa chi nhánh
Doanh nghiệp có thể:
- Gọi nội bộ miễn phí
- Phân phối cuộc gọi thông minh
- Ghi âm, báo cáo chi tiết
Tổng đài chăm sóc khách hàng – Call Center
VoIP service cho phép xây dựng:
- Call center inbound
- Call center outbound
- Trung tâm hỗ trợ khách hàng quy mô lớn
Đặc biệt phù hợp với:
- Tổng đài 1800 (miễn phí cho khách)
- Tổng đài 1900 (khách hàng trả phí)
Gọi ra cho khách hàng (Outbound)
VoIP service được sử dụng nhiều cho:
- Tư vấn bán hàng
- Chăm sóc sau bán
- Nhắc lịch, xác nhận đơn hàng
- Khảo sát khách hàng
Kết hợp VoIP với Voice Brandname giúp tăng mạnh tỷ lệ nghe máy.
Làm việc từ xa – Hybrid working
Với VoIP service, nhân viên chỉ cần:
- Internet
- Máy tính hoặc điện thoại
Là có thể:
- Nghe – gọi như ở văn phòng
- Nhận cuộc gọi tổng đài
- Làm việc từ bất kỳ đâu
Các loại VoIP service phổ biến hiện nay
SIP Trunk
- Kết nối tổng đài với nhà mạng qua Internet
- Phù hợp doanh nghiệp, call center
Softphone
- Gọi điện bằng phần mềm
- Không cần thiết bị vật lý
IP Phone
- Điện thoại chuyên dụng cho VoIP
- Chất lượng ổn định, dễ sử dụng
Ưu điểm nổi bật của VoIP service đối với doanh nghiệp
Tiết kiệm chi phí viễn thông
- Giảm mạnh cước gọi
- Miễn phí gọi nội bộ
- Không cần đầu tư hạ tầng dây dẫn phức tạp
Linh hoạt và dễ mở rộng
- Thêm số, thêm người dùng nhanh
- Không giới hạn vị trí địa lý
- Phù hợp doanh nghiệp tăng trưởng nhanh
Quản lý cuộc gọi chuyên nghiệp
- Ghi âm cuộc gọi
- Báo cáo chi tiết
- Giám sát chất lượng nhân viên
Tích hợp mạnh mẽ
VoIP service dễ dàng tích hợp với:
- CRM
- Tổng đài ảo
- Phần mềm quản lý khách hàng
- Voice Brandname
Nhược điểm của VoIP service và cách khắc phục
Nhược điểm
- Phụ thuộc chất lượng Internet
- Cần cấu hình đúng kỹ thuật
Cách khắc phục
- Sử dụng Internet ổn định
- Lựa chọn nhà cung cấp uy tín
- Có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu
Khi được triển khai đúng cách, VoIP service rất ổn định và an toàn.
VoIP service phù hợp với những doanh nghiệp nào?
- Doanh nghiệp có bộ phận CSKH
- Công ty nhiều chi nhánh
- Doanh nghiệp bán hàng qua điện thoại
- Trung tâm tư vấn – hỗ trợ
- Startup muốn tối ưu chi phí
👉 Gần như mọi doanh nghiệp hiện đại đều có thể hưởng lợi từ VoIP service.
Vì sao nên triển khai VoIP service tại V9 Tech?
V9 Tech là đơn vị cung cấp giải pháp VoIP service và tổng đài doanh nghiệp chuyên nghiệp, được nhiều doanh nghiệp tin tưởng nhờ:
- Hạ tầng VoIP ổn định, bảo mật cao
- Dễ dàng triển khai, sử dụng
- Tư vấn đúng nhu cầu, không dư tính năng
- Chi phí minh bạch, tối ưu
- Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, lâu dài
V9 Tech không chỉ cung cấp VoIP service, mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình xây dựng hệ thống liên lạc, chăm sóc khách hàng hiện đại.
Quy trình triển khai VoIP service tại V9 Tech
- Khảo sát nhu cầu doanh nghiệp
- Tư vấn mô hình VoIP phù hợp
- Thiết lập hệ thống VoIP
- Kiểm tra chạy thử
- Vận hành chính thức và hỗ trợ lâu dài
Doanh nghiệp không cần kiến thức kỹ thuật chuyên sâu, mọi thứ đã có V9 Tech hỗ trợ.
VoIP service không chỉ là giải pháp gọi điện tiết kiệm chi phí, mà còn là nền tảng chiến lược giúp doanh nghiệp:
- Làm việc linh hoạt
- Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
- Mở rộng quy mô dễ dàng
- Nâng cao hiệu quả vận hành
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, VoIP service chính là lựa chọn thông minh và bền vững cho doanh nghiệp hiện đại. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp VoIP ổn định, dễ dùng, dễ mở rộng, hãy để V9 Tech đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.
