Hướng dẫn thủ tục đăng ký tên định danh cho doanh nghiệp

Theo quy định của Nghị định 91/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký tên định danh. Việc đăng ký tên định danh đúng và đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp tăng tính chuyên nghiệp, dễ dàng phát triển thương hiệu và thu hút khách hàng. Ngoài ra, việc đăng ký tên định danh cũng giúp hạn chế các hành vi gửi tin nhắn rác, thư điện tử rác hay cuộc gọi rác từ các đối tác kinh doanh khác.

📅 Tên định danh là gì?

Tên định danh (Sender Name/Brand Name) là chuỗi ký tự hiển thị khi doanh nghiệp gửi tin nhắn SMS Brandname hoặc thực hiện cuộc gọi Voice Brandname.

Theo Điều 23, Nghị định 91/2020/NĐ-CP:

• Độ dài không quá 11 ký tự, sử dụng chữ cái Latin, chữ số (0–9), ký tự đặc biệt như dấu gạch ngang (-), gạch dưới (_), dấu chấm (.), khoảng trắng.
• Không phân biệt chữ hoa hay chữ thường.
• Không được là chuỗi chỉ gồm toàn số.

🔒 Quy định sử dụng tên định danh

• Mỗi tổ chức/cá nhân đều có quyền đăng ký và sử dụng không giới hạn số lượng tên định danh.
• Tên định danh được cấp duy nhất trong hệ thống định danh quốc gia và có hiệu lực 03 năm kể từ ngày được cấp.
• Người sử dụng phải tuân thủ quy định về lệ phí và phí duy trì hoạt động theo quy định từ Bộ Thông tin và Truyền thông.

📄 Quy trình đăng ký tên định danh gồm 4 bước

Căn cứ theo Nghị định 91/2020/NĐ-CP về chống tin nhắn rác, thư điện tử rác, cuộc gọi rác (gọi tắt là Nghị định 91) thì mọi tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tên định danh phục vụ hoạt động quảng cáo qua tin nhắn, cuộc gọi có thể nộp hồ sơ đăng ký cấp tên định danh về Cục An toàn thông tin theo quy trình sau:

Đối tượng áp dụng

Doanh nghiệp có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận tên định danh (Brandname) để phục vụ cho hoạt động kinh doanh và bảo vệ thương hiệu.

Cách thức thực hiện

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba hình thức sau để thực hiện thủ tục:

• Trực tuyến: Thông qua Cổng Dịch vụ công Bộ Công an.

• Trực tiếp: Nộp hồ sơ tại Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao.

• Dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan có thẩm quyền.

Trình tự thực hiện

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

• Doanh nghiệp đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công Bộ Công an bằng một trong các tài khoản sau:

  • Tài khoản dịch vụ công.

  • Tài khoản định danh điện tử VNeID mức 2.

Bước 2: Lựa chọn thủ tục hành chính

• Tìm kiếm và chọn thủ tục hành chính “Cấp Giấy chứng nhận tên định danh” (mã thủ tục hành chính: 3.000336).

• Chọn “Nộp trực tuyến”.

Bước 3: Kê khai thông tin

• Kê khai chính xác, đầy đủ thông tin tài khoản nộp hồ sơ (hệ thống tự điền nếu đăng nhập bằng tài khoản định danh mức 2).

• Kê khai thông tin chủ hồ sơ (tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp).

• Chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 4: Tải lên thành phần hồ sơ

• Căn cứ thành phần hồ sơ cần nộp, tải lên hệ thống các tài liệu tương ứng.

• Chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 5: Xác nhận và nộp hồ sơ

• Hệ thống thông báo nộp hồ sơ thành công, cung cấp mã hồ sơ và tình trạng hồ sơ đang chờ tiếp nhận.

• Doanh nghiệp xác nhận thông tin và hoàn tất việc nộp hồ sơ.

Bước 6: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

• Cán bộ xử lý tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và gửi thông báo tới doanh nghiệp trong vòng 01 ngày làm việc.

  • Nếu hồ sơ chưa hợp lệ:

    • Doanh nghiệp nhận thông báo yêu cầu bổ sung, giải trình và tiếp tục nộp bổ sung hồ sơ.

  • Nếu hồ sơ hợp lệ:

    • Doanh nghiệp nhận thông báo hồ sơ hợp lệ và yêu cầu nộp 01 bộ hồ sơ giấy (như bản đã nộp trực tuyến) trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính về Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao để đối chiếu, xác minh.

Bước 7: Thanh toán và nhận kết quả

• Cán bộ xử lý trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

• Hệ thống gửi thông báo về thanh toán phí cho doanh nghiệp; sau khi hoàn thành việc thanh toán bằng hình thức chuyển khoản vào số tài khoản của Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao, cán bộ xử lý sẽ gửi Giấy chứng nhận tên định danh cho doanh nghiệp.

Một số mẫu chứng nhận tên định danh cho doanh nghiệp

📄 Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

• Giấy đề nghị cấp Giấy chứng nhận tên định danh.

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao có chứng thực).

• Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu (bản sao)

• Giấy tờ khác có liên quan tới quyền sở hữu trí tuệ, đăng ký thương hiệu (bản sao)

• Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ qua đại diện).

⏱ Thời gian giải quyết

• Thời gian giải quyết thủ tục: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

💰 Lệ phí cấp/cấp lại/gia hạn Giấy chứng nhận tên định danh.

Mức thu chi tiết: 200.000 đ/lần cấp lần đầu; 100.000 đ/lần cấp lại/sửa đổi

Trên đây là toàn bộ các bước đăng ký tên định danh. Sau khi đăng ký tên định danh thành công bạn có thể sử dụng tên định danh đó để đăng kí dịch vụ SMS Brandname và Voice Brandname.

📞 Dịch vụ SMS Brandname và Voice Brandname của V9 Tech

Khi đã có giấy chứng nhận tên định danh, doanh nghiệp có thể đăng ký SMS Brandname và Voice Brandname. Và V9 Tech là công ty công nghệ uy tín, chuyên nghiệp cung cấp giải pháp SMS Brandname và Voice Brandname toàn diện, giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng hiệu quả, chuyên nghiệp và đúng pháp luật.

📲 SMS Brandname

• Gửi tin nhắn CSKH, thông báo, khuyến mãi hàng loạt tới khách hàng.
• Tên người gửi hiển thị chính là tên định danh đã được cấp.
• Đảm bảo tốc độ gửi nhanh, tỷ lệ gửi thành công cao.

🎧 Voice Brandname

• Cuộc gọi ra hiển thị tên thương hiệu thay vì số điện thoại.
• Giúp nâng cao uy tín, tránh bị hiểu nhầm là cuộc gọi rác.
• Hỗ trợ kịch bản tự động, tiết kiệm chi phí nhân sự.

✅ V9 Tech hỗ trợ đăng ký tên định danh nhanh chóng, tư vấn chọn tên phù hợp và triển khai dịch vụ từ A đến Z.

Đăng ký tên định danh không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp:

• Tránh bị giả mạo thương hiệu khi giao tiếp qua SMS và cuộc gọi.
• Tăng cường độ tin cậy và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
• Khai thác hiệu quả các kênh quảng bá và chăm sóc khách hàng.

👉 Liên hệ ngay V9 Tech để được hỗ trợ thủ tục đăng ký tên định danh và triển khai dịch vụ SMS/Voice Brandname hiệu quả nhất!

Xem thêm: Giải đáp thắc mắc khi đăng ký định danh doanh nghiệp

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về đăng ký tên định danh