V9 Omnichannel – Tổng đài đa kênh
Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, việc liên lạc đã trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn bao giờ hết nhờ vào sự phát triển của công nghệ. Một trong những cách thú vị để liên lạc hiện nay là sử dụng “Softphone” – một ứng dụng phần mềm đang ngày càng phổ biến và được ưa chuộng trong việc kết nối qua internet bằng công nghệ Voice over Internet Protocol (VoIP). Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về Softphone, những lợi ích mà nó mang lại và các ứng dụng trong cả doanh nghiệp và cuộc sống cá nhân.
1. Softphone là gì?
Softphone hay còn được gọi là điện thoại mềm, là một ứng dụng phần mềm cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi điện thoại qua internet thay vì sử dụng các đường dây điện thoại truyền thống. Với Softphone, người dùng có thể thực hiện cuộc gọi thoại và video cũng như gửi tin nhắn văn bản tức thì thông qua mạng dữ liệu như internet. Điều này mang lại lợi ích đáng kể về chi phí và tiện lợi, cho phép người dùng liên lạc với bạn bè, đồng nghiệp và đối tác trên khắp thế giới một cách dễ dàng.
Xem thêm:
Sự khác biệt giữa Hardphone và Softphone
Cách cài đặt Softphone trên máy tính hoặc điện thoại thông minh
2. Lợi ích của Softphone
Tiết kiệm chi phí: Việc thực hiện cuộc gọi qua internet thay vì qua mạng điện thoại truyền thống giúp giảm đáng kể chi phí liên quan đến gọi điện thoại. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn cần thường xuyên thực hiện các cuộc gọi quốc tế hoặc trong các kịch bản gọi dài hạn. Sử dụng dịch vụ VoIP thông qua Softphone có thể giúp bạn tiết kiệm một lượng đáng kể tiền mặt trong dài hạn.
Dễ dàng sử dụng: Hầu hết các ứng dụng Softphone được thiết kế với giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng. Bạn không cần phải là một chuyên gia công nghệ để có thể sử dụng chúng. Chỉ cần tải xuống ứng dụng, đăng nhập và bạn đã sẵn sàng thực hiện cuộc gọi thoại và video từ máy tính hoặc thiết bị di động của mình.
Tích hợp tính năng đa dạng: Không chỉ giới hạn ở việc thực hiện cuộc gọi, Softphone còn cung cấp nhiều tính năng bổ sung như chia sẻ màn hình, gửi tin nhắn văn bản, ghi âm cuộc gọi, chuyển cuộc gọi giữa các người dùng, và nhiều tính năng khác. Điều này giúp bạn tạo ra các trải nghiệm liên lạc phong phú hơn, phù hợp với nhu cầu cụ thể của mỗi cuộc gọi.
Tích hợp dễ dàng: Softphone thường có tích hợp tốt với các ứng dụng và dịch vụ khác như email, quản lý liên lạc, lịch hẹn và nhiều ứng dụng khác. Điều này giúp bạn có thể kết hợp việc thực hiện cuộc gọi với các hoạt động khác mà bạn thường thực hiện trên máy tính hoặc thiết bị di động của mình.
Tính linh hoạt trong việc sử dụng: Với sự phát triển của Softphone, bạn có thể thực hiện cuộc gọi từ bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối internet. Điều này giúp bạn duy trì liên lạc với gia đình, bạn bè và đối tác kinh doanh mọi lúc mọi nơi mà không bị ràng buộc bởi vị trí địa lý.
Gọi từ số điện thoại cố định qua internet: Một số Softphone cho phép bạn gọi từ số điện thoại cố định của bạn thông qua kết nối internet. Điều này có nghĩa là bạn có thể duy trì số điện thoại cố định hiện tại mà không cần phải sử dụng điện thoại cố định truyền thống.
Cuộc gọi video và họp trực tuyến: Softphone không chỉ hỗ trợ cuộc gọi thoại mà còn cho phép bạn thực hiện cuộc gọi video. Điều này rất hữu ích trong việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến, hợp tác từ xa, chia sẻ thông tin qua hình ảnh và video, tạo điều kiện thuận lợi cho sự giao tiếp và làm việc nhóm.
Quản lý cuộc gọi và liên lạc: Một phần quan trọng của Softphone là khả năng quản lý cuộc gọi và liên lạc. Softphone thường tích hợp chức năng danh bạ liên lạc, lịch sử cuộc gọi và khả năng tìm kiếm dễ dàng, giúp bạn theo dõi và quản lý các thông tin liên lạc một cách hiệu quả.
Tính bảo mật và mã hóa: Đối với các cuộc gọi nhạy cảm về dữ liệu, nhiều Softphone cung cấp tính năng mã hóa cuộc gọi và bảo mật cao. Điều này đảm bảo rằng thông tin của bạn được bảo vệ khỏi nguy cơ xâm nhập và lộ thông tin quan trọng.
Xem thêm: Tích hợp Softphone trong các hệ thống doanh nghiệp
3. Tính năng của Softphone
Cuộc gọi thoại và video: Tính năng chính của Softphone là khả năng thực hiện cuộc gọi thoại và video qua mạng internet. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí gọi điện mà còn cho phép người dùng thiết lập liên lạc với đối tác, khách hàng và người thân từ bất kỳ đâu mà không cần phải dựa vào sự hạn chế của các dịch vụ gọi điện truyền thống.
Tin nhắn tức thì: Tính năng tin nhắn tức thì cho phép người dùng gửi và nhận tin nhắn văn bản nhanh chóng và thuận tiện. Điều này hữu ích khi bạn không thể thực hiện cuộc gọi hoặc muốn gửi một thông điệp ngắn một cách hiệu quả.
Hội nghị trực tuyến: Ngoài việc thực hiện cuộc gọi và gửi tin nhắn, Softphone còn tích hợp tính năng hội nghị trực tuyến. Điều này cho phép người dùng tổ chức các cuộc họp trực tuyến với đồng nghiệp, đối tác và đám đông từ xa. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại mà còn thúc đẩy sự hợp tác và trao đổi thông tin một cách hiệu quả.
Quản lý cuộc gọi: Softphone cung cấp nhiều tính năng quản lý cuộc gọi giúp người dùng kiểm soát cuộc gọi một cách tốt hơn. Tính năng giữ cuộc gọi cho phép bạn tạm dừng cuộc gọi để thực hiện một nhiệm vụ khác và quay lại sau. Chức năng chuyển cuộc gọi giúp người dùng chuyển tiếp cuộc gọi đến người khác nếu họ không thể trả lời. Ngoài ra, hộp thư thoại cung cấp nơi lưu trữ cuộc gọi và tin nhắn không trả lời, giúp bạn dễ dàng theo dõi và trả lời sau.
Danh bạ liên lạc: Tính năng quản lý danh bạ liên lạc giúp người dùng tổ chức thông tin liên hệ một cách cấu trúc. Bạn có thể lưu trữ thông tin về tên, số điện thoại, địa chỉ email và thông tin khác của người liên hệ. Khả năng này giúp bạn tìm kiếm và thực hiện cuộc gọi nhanh chóng mà không cần phải tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.
Tích hợp với ứng dụng và dịch vụ khác: Softphone thường có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác như email, lịch hẹn và ứng dụng quản lý dự án. Điều này giúp bạn thực hiện nhiều tác vụ trong cùng một giao diện, tối ưu hóa quá trình làm việc và tương tác.
Ghi âm cuộc gọi: Một tính năng quan trọng của Softphone là khả năng ghi âm cuộc gọi. Điều này giúp bạn lưu lại nội dung của cuộc trò chuyện để sau này có thể tham khảo hoặc kiểm tra thông tin quan trọng.
Tùy chỉnh giao diện và cài đặt: Softphone thường cho phép người dùng tùy chỉnh giao diện theo sở thích cá nhân. Bạn có thể thay đổi hình nền, màu sắc và cài đặt khác để tạo ra một trải nghiệm sử dụng phù hợp với mình.
Tích hợp mã hóa và bảo mật: Đối với các cuộc gọi và trao đổi dữ liệu nhạy cảm, tính năng mã hóa dữ liệu và cuộc gọi là quan trọng. Softphone cung cấp mức độ bảo mật cao, đảm bảo rằng thông tin cá nhân và doanh nghiệp được bảo vệ khỏi nguy cơ xâm nhập và lộ thông tin.
Chia sẻ tài liệu và màn hình: Tính năng chia sẻ tài liệu và màn hình là một phần quan trọng của Softphone. Bạn có thể chia sẻ tài liệu, bảng tính hoặc bất kỳ nội dung nào trên màn hình của mình trong cuộc gọi. Điều này giúp bạn trình bày thông tin một cách trực quan và hiệu quả, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác và thảo luận trong cuộc trò chuyện.
Hẹn giờ gọi và hẹn giờ cuộc họp: Tính năng hẹn giờ gọi và hẹn giờ cuộc họp giúp bạn dễ dàng lên lịch và quản lý thời gian. Bạn có thể đặt thời gian cho cuộc gọi hoặc cuộc họp trực tuyến trong tương lai, đảm bảo rằng không có cuộc gọi quan trọng nào bị bỏ lỡ.
Hỗ trợ đa nền tảng: Hầu hết các Softphone hỗ trợ đa nền tảng, có nghĩa là bạn có thể sử dụng chúng trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại di động và máy tính bảng. Điều này tạo sự linh hoạt cho người dùng, cho phép họ thực hiện cuộc gọi từ bất kỳ thiết bị nào có sẵn.
Tích hợp các dịch vụ VoIP: Các Softphone thường tích hợp các dịch vụ VoIP, cho phép bạn gọi điện thoại thông qua internet với chi phí thấp hơn so với các dịch vụ truyền thống. Điều này rất hữu ích trong việc tiết kiệm chi phí cuộc gọi, đặc biệt là trong các tình huống gọi quốc tế.
Hỗ trợ cho doanh nghiệp: Ngoài những tính năng trên, Softphone cũng có thể tích hợp vào hệ thống tổng đài điện thoại của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa quá trình giao tiếp với khách hàng, cũng như cải thiện khả năng phục vụ và hỗ trợ khách hàng.
Xem thêm: Tích hợp Softphone với CRM – Tăng cường hiệu suất bán hàng và quản lý khách hàng
4. Ứng dụng của Softphone
- Doanh nghiệp: Softphone đã trở thành một công cụ quan trọng trong doanh nghiệp hiện đại. Đối với các doanh nghiệp lớn và nhỏ, sử dụng softphone giúp tiết kiệm chi phí gọi điện thoại, dễ dàng quản lý cuộc gọi và tiện ích trong việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến với nhóm và khách hàng.
- Làm việc từ xa: Với xu hướng làm việc từ xa ngày càng phổ biến, Softphone cung cấp cách linh hoạt để nhân viên có thể giữ liên lạc và tham gia vào công việc một cách dễ dàng từ bất kỳ đâu có kết nối internet.
- Liên lạc cá nhân: Softphone không chỉ hữu ích cho doanh nghiệp, mà còn giúp cá nhân tiết kiệm chi phí khi gọi quốc tế, liên lạc với gia đình và bạn bè trong nước và nước ngoài.
Trong tổng quan, softphone là một giải pháp tiện lợi và tiết kiệm chi phí cho việc liên lạc điện thoại và video qua internet. Với các tính năng linh hoạt và tích hợp, softphone là một công cụ mạnh mẽ cho doanh nghiệp và cá nhân, giúp họ tiếp tục duy trì kết nối trong thế giới ngày càng kỹ thuật số.
5. Cách cài đặt và sử dụng Softphone
Cài đặt và sử dụng Softphone rất dễ dàng và đơn giản. Đầu tiên, người dùng cần tải xuống và cài đặt ứng dụng softphone trên thiết bị của họ. Softphone có thể được cài đặt trên máy tính cá nhân, điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc các thiết bị tương thích khác. Sau khi cài đặt xong, người dùng cần đăng nhập vào tài khoản của mình hoặc đăng ký một tài khoản mới.
Khi đã đăng nhập thành công, người dùng có thể bắt đầu sử dụng nó để thực hiện cuộc gọi điện thoại hoặc video. Nó thường có giao diện trực quan với các biểu tượng và các tùy chọn dễ nhìn, giúp người dùng tìm hiểu và sử dụng các tính năng một cách nhanh chóng.
Để thực hiện một cuộc gọi, người dùng chỉ cần nhập số điện thoại hoặc chọn một liên hệ từ danh bạ trong ứng dụng. Cuộc gọi sẽ được thực hiện qua internet, và người dùng có thể thấy thông tin về cuộc gọi như thời gian, thời lượng và trạng thái cuộc gọi. Nếu ứng dụng hỗ trợ cuộc gọi video, người dùng có thể bật tính năng này để thực hiện cuộc gọi video với đối tác của mình.
Ngoài ra, Softphone thường tích hợp các tính năng quản lý cuộc gọi như giữ cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi và hộp thư thoại. Điều này giúp người dùng dễ dàng quản lý các cuộc gọi và tối ưu hóa trải nghiệm gọi điện thoại của mình.
Xem thêm: Cách cài đặt Softphone trên máy tính hoặc điện thoại thông minh
6. Tích hợp Softphone với hệ thống doanh nghiệp
Trong môi trường doanh nghiệp, Softphone có thể được tích hợp với hệ thống quản lý khách hàng (CRM) và các ứng dụng khác để tăng cường hiệu suất làm việc. Tích hợp này cho phép nhân viên có thể truy cập thông tin khách hàng và lịch sử cuộc gọi trực tiếp từ trong ứng dụng. Khi có cuộc gọi, thông tin khách hàng sẽ xuất hiện tự động, giúp nhân viên cung cấp dịch vụ tốt hơn và cá nhân hóa trải nghiệm cho khách hàng.
Đồng thời, tích hợp Softphone với hệ thống hội nghị trực tuyến của doanh nghiệp giúp dễ dàng tổ chức các cuộc họp trực tuyến với nhóm làm việc hoặc các đối tác từ xa. Nhân viên có thể dễ dàng tham gia vào các cuộc họp, chia sẻ màn hình, tài liệu và thực hiện trao đổi ý tưởng trong môi trường trực tuyến thuận tiện.
Softphone là một công nghệ tiện ích và mạnh mẽ trong việc liên lạc và giao tiếp hiện đại. Với tính năng linh hoạt, tích hợp và tiết kiệm chi phí, nó đã trở thành một công cụ quan trọng cho cả doanh nghiệp và cá nhân. Cho phép cuộc gọi thoại, cuộc gọi video và tin nhắn tức thì thông qua internet, nó mang lại sự tiện lợi và linh hoạt trong việc kết nối với thế giới ngày càng kỹ thuật số.
Công ty Cổ Phần Công Nghệ V9
Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà TH Office, Số 3/3, Duy Tân, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 19002177
Website: v9.com.vn
Facebook: V9 Tech JSC
Email: info@v9.com.vn
