V9 Omnichannel – Tổng đài đa kênh
Thiết lập tổng đài VoIP cho doanh nghiệp của bạn đòi hỏi một số bước cơ bản để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động suôn sẻ và đáp ứng đúng nhu cầu của bạn.
1. Giới thiệu về tổng đài VoIP
Tổng đài VoIP là một giải pháp điện thoại hiện đại được triển khai trên nền tảng internet và sử dụng trên mạng LAN mà không yêu cầu việc thi công đường dây riêng như tổng đài analog truyền thống. Điều này đem lại nhiều ưu điểm và tính năng tiên tiến hơn so với hệ thống tổng đài cổ điển.
Một số ưu điểm quan trọng của tổng đài VoIP bao gồm:
- Sử dụng chung trên nền tảng internet: Tổng đài VoIP sử dụng mạng internet để truyền tải cuộc gọi, giúp tiết kiệm chi phí hơn so với việc sử dụng mạng PSTN . Điều này cũng mang lại tính linh hoạt và khả năng mở rộng cao.
- Ghi âm cuộc gọi và nghe file ghi âm: Tổng đài VoIP cho phép ghi âm cuộc gọi và lưu trữ các file ghi âm. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm tra lại các cuộc gọi để cải thiện chất lượng phục vụ và đàm phán.
- Trả lời tự động IVR: Tính năng IVR cho phép tổng đài VoIP tự động trả lời cuộc gọi và định tuyến chúng dựa trên các lựa chọn của khách hàng. Điều này cải thiện trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa quy trình gọi đến.
- Phân phối cuộc gọi thông minh: Tổng đài VoIP cho phép doanh nghiệp thiết lập quy tắc để phân phối cuộc gọi thông minh, đảm bảo rằng cuộc gọi sẽ đến người thích hợp nhất dựa trên các tiêu chí như ngẫu nhiên, khoảng cách, hoặc tình trạng bận rộn.
- API kết nối với các phần mềm CRM, ERP: Tổng đài VoIP có khả năng kết nối với các phần mềm quản lý khách hàng (CRM) và phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP), giúp tối ưu hóa quản lý thông tin và tương tác với khách hàng.
- Kiểm tra báo cáo lịch sử cuộc gọi: Tổng đài VoIP cung cấp khả năng kiểm tra và tạo báo cáo về lịch sử cuộc gọi, giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất của hệ thống liên lạc.
Điện thoại IP (hoặc còn gọi là điện thoại VoIP) là một loại điện thoại sử dụng trên mạng LAN, MAN, WAN hoặc mạng internet. Thay vì sử dụng mạng PSTN truyền thống, điện thoại IP sử dụng gói dữ liệu IP để truyền tải âm thanh. Điều này giúp người dùng thực hiện các cuộc gọi bằng cách sử dụng công nghệ VoIP, mang lại tính tiện lợi và linh hoạt cho việc liên lạc.
Xem thêm:
VoIP là gì? Những điều thú vị về VOIP bạn nên biết
2. Ưu nhược điểm của tổng đài VoIP
Ưu điểm của tổng đài VoIP:
- Dễ dàng cài đặt và bảo trì: Một trong những ưu điểm nổi bật của tổng đài VoIP là quá trình cài đặt và bảo trì đơn giản hơn so với các hệ thống tổng đài truyền thống. Việc triển khai tổng đài VoIP không yêu cầu cài đặt các thiết bị phần cứng phức tạp hay đường dây riêng biệt. Thay vào đó, tổng đài VoIP thường được triển khai dựa trên nền tảng internet và cung cấp phần mềm đáp ứng từ phía nhà cung cấp. Người dùng chỉ cần có kết nối internet, máy tính và tai nghe để sử dụng dịch vụ này. Việc bảo trì và nâng cấp cũng thường được thực hiện bởi nhà cung cấp phần mềm, giúp giảm bớt gánh nặng về quản lý hệ thống của doanh nghiệp.
- Đầu số điện thoại linh động: Tổng đài VoIP cho phép doanh nghiệp sở hữu các đầu số điện thoại linh động. Điều này có nghĩa là bạn có thể dễ dàng chuyển đổi đầu số điện thoại hoặc thậm chí tạo ra nhiều đầu số ảo để phục vụ nhu cầu kinh doanh khác nhau. Điều này giúp bạn tùy chỉnh đầu số điện thoại sao cho phù hợp với chiến lược tiếp thị và giao tiếp của doanh nghiệp.
- Chức năng tổng đài đa dạng: Tổng đài VoIP không chỉ giới hạn ở việc thực hiện cuộc gọi. Nó cung cấp nhiều chức năng đa dạng như cài đặt lời chào tự động (IVR), hướng dẫn cuộc gọi đến các bộ phận cụ thể, chuyển tiếp cuộc gọi sang số khác, ghi âm cuộc gọi, quản lý danh bạ khách hàng và nhiều tính năng khác. Tất cả những điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình giao tiếp và cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
- Nâng cao hiệu suất và quản lý: Một trong những lợi ích quan trọng của tổng đài VoIP là khả năng lưu trữ dữ liệu cuộc gọi. Việc này giúp doanh nghiệp có khả năng quản lý và theo dõi các cuộc gọi một cách hiệu quả hơn. Dữ liệu này cung cấp thông tin về thời gian gọi, độ trễ, thời lượng cuộc gọi, và cả nội dung cuộc gọi. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất, tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện chất lượng dịch vụ.
- Tích hợp với phần mềm quản trị: Tổng đài VoIP có khả năng tích hợp với các phần mềm quản trị và quản lý doanh nghiệp như CRM và HRM. Việc tích hợp này giúp dữ liệu cuộc gọi và thông tin khách hàng được chia sẻ một cách liền mạch giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Điều này giúp cải thiện tương tác với khách hàng, tối ưu hóa quản lý thông tin và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Nhược điểm của tổng đài VoIP:
- Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc vào đường truyền internet và kỹ thuật nén: Một trong những thách thức của tổng đài VoIP là chất lượng cuộc gọi có thể bị ảnh hưởng bởi đường truyền internet và kỹ thuật nén dữ liệu. Để đảm bảo chất lượng thoại tốt, người dùng cần phải có đường truyền internet ổn định và tốc độ cao. Tuy nhiên, việc nén dữ liệu có thể làm giảm chất lượng âm thanh và gây ra tiếng vọng hoặc tiếng nói bị gián đoạn.
- Vọng tiếng: Việc sử dụng kỹ thuật nén dữ liệu có thể tạo ra độ trễ trong quá trình truyền tải âm thanh, dẫn đến tình trạng tiếng vọng khi người dùng nói chuyện. Điều này có thể làm giảm trải nghiệm giao tiếp và gây khó khăn trong việc hiểu rõ nội dung cuộc gọi.
- Vấn đề bảo mật thông tin: Sử dụng internet làm phương tiện truyền tải dữ liệu khiến tổng đài VoIP có thể gặp các vấn đề liên quan đến bảo mật thông tin. Internet thường mắc phải các rủi ro về an ninh mạng như tấn công từ xa, xâm nhập vào hệ thống, đánh cắp dữ liệu và hơn thế nữa. Do đó, tổng đài VoIP có thể có tính bảo mật thấp hơn so với hệ thống điện thoại bàn truyền thống. Để đảm bảo tính bảo mật, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp bảo mật mạng và sử dụng các công nghệ mã hóa để bảo vệ thông tin quan trọng.
Xem thêm: Lắp đặt tổng đài VoIP- Giải Pháp Hiện Đại Cho Doanh Nghiệp
3. Để lắp đặt tổng đài VoIP cần những gì?
3.1. Đầu số Tổng Đài
- Đầu số: Là thành phần quan trọng của tổng đài giúp tổng đài có thể gọi ra, gọi vào được. có nhiều loại đầu số khác nhau, như đầu số cố định, 1900, 1800 … Có 2 loại công nghệ đầu số được sử dụng phổ biến ở Việt Nam hiện nay.
- Đầu số công nghệ analog. Một số nhà mạng cung cấp như VNPT, viettel …. Để đấu nối đầu số analog vào tổng đài IP cần có thiết bị chuyển đổi từ analog sang IP.
- Đầu số công nghệ VOIP . Đầu số sử dụng công nghệ này có thể cấu hình trực tiếp trên tổng đài IP qua đường kết nối internet mà không cần thiết bị chuyển đổi. Một số nhà mạng cung cấp như FPT, CMC, Viettel…
3.2. Tổng Đài IP
Tổng đài IP là trung tâm của giải pháp. Đóng vai trò là kết nối giữa đầu số và các thiết bị đầu cuối để làm nên hệ thống hoàn chỉnh hoàn chỉnh. Khách hàng lựa chọn tổng đài IP theo nhu cầu về số lượng thiết bị cần sử dụng.
- Máy chủ Server
- Card giao tiếp với bưu điện
Các thiết bị khác tương tự như tổng đài IP phần cứng. Tuy nhiên có thể tùy biến phù hợp đặc thù từng công ty và sự thay đổi của công nghệ.
3.3. Thiết Bị Đầu Cuối
Thiết bị đầu cuối là những thiết bị cho người dùng trực tiếp sử dụng. Tùy theo nhu cầu người dùng chúng ta sẽ lựa chọn ra các thiết bị phù hợp.
Điện thoại IP có dây Mạng :
- Phù hợp với các vị trí có dây mạng ( điện thoại có chức năng share mạng nên chỉ cần vị trí đặt điện thoại có 1 đường dây mạng thì có thể share lại cho 1 máy tính sử dụng được)
- Giá thành phù hợp
- Chất lượng ổn định.
- Có nhiều dòng có tính năng hỗ trợ PoE ( cấp mạng qua mạng Lan )
Điện thoại IP wifi ( không dây ) :
- Phù hợp với các vị trí không đi được dây mạng.
- Phù hợp với những người muốn di chuyển trong văn phòng.
Điện thoại IP cho tiếp tân:
- Phù hợp cho tiếp tân.
- Có bàn phím mở động giúp cho việc tiếp tân có thể thao tác nhanh hơn.
Softphone: Là phần mềm cho phép bạn thực hiện cuộc gọi miễn phí. Có chức năng tương tự như điện thoại IP nhưng là các ứng dụng được cài đặt trên điện thoại hoặc máy tính.
- Phù hợp với các bộ phận thường xuyên nhận cuộc gọi như telesale, tiếp tân, chăm sóc khách hàng. Có thể thực hiện cài đặt trực tiếp trên máy tính và sử dụng thêm headphone.
- Cài đặt trên smartphone phù hợp với những người thường xuyên di chuyển nhiều nơi.
Xem thêm:
Thiết lập tổng đài VoIP cho doanh nghiệp đòi hỏi kế hoạch tỉ mỉ và hiểu biết về nhu cầu kinh doanh cũng như công nghệ. Tuy nhiên, khi thực hiện đúng cách, ứng dụng VoIP có thể mang lại sự hiệu quả và tối ưu hóa trong giao tiếp nội bộ và với khách hàng, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Việc sử dụng tổng đài VoIP giúp tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, giảm chi phí và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Công ty Cổ Phần Công Nghệ V9
Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà TH Office, Số 3/3, Duy Tân, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
Hotline: 19002177
Website: v9.com.vn
Facebook: V9 Tech JSC
Email: info@v9.com.vn
