Khi doanh nghiệp bắt đầu đầu tư hạ tầng liên lạc, một trong những câu hỏi phổ biến nhất là nên chọn tổng đài Cloud và On-premise theo hướng nào. Thực tế, không có một đáp án duy nhất đúng cho mọi doanh nghiệp. Có đơn vị phù hợp với mô hình Cloud vì cần triển khai nhanh, linh hoạt và tối ưu chi phí ban đầu. Nhưng cũng có doanh nghiệp vẫn ưu tiên On-premise vì muốn kiểm soát hệ thống sâu hơn hoặc đang có sẵn hạ tầng nội bộ.
Điều quan trọng là phải hiểu đúng sự khác biệt giữa tổng đài Cloud và On-premise, từ đó chọn được giải pháp phù hợp với quy mô, mô hình vận hành và định hướng phát triển.
Mục Lục
Tổng đài Cloud và On-premise là gì?
Để so sánh chính xác, trước hết cần hiểu bản chất của hai mô hình này.
Tổng đài Cloud là gì?
Tổng đài Cloud là mô hình tổng đài được triển khai trên nền tảng điện toán đám mây. Doanh nghiệp không cần đầu tư máy chủ tổng đài đặt tại văn phòng, mà sử dụng hạ tầng do nhà cung cấp triển khai và vận hành từ xa.
Với mô hình này, doanh nghiệp thường có thể:
- triển khai nhanh hơn
- dùng qua internet
- dễ thêm máy nhánh
- quản lý từ nhiều địa điểm
- giảm đầu tư hạ tầng ban đầu
Trong nhiều trường hợp, khi doanh nghiệp tìm phần mềm tổng đài ảo hoặc tổng đài ảo, giải pháp được nhắc đến nhiều nhất chính là mô hình Cloud.
Tổng đài On-premise là gì?
Tổng đài On-premise là mô hình doanh nghiệp tự triển khai và vận hành hệ thống tổng đài trên hạ tầng đặt tại chỗ, thường là tại văn phòng hoặc trung tâm dữ liệu riêng của doanh nghiệp.
Điều đó nghĩa là doanh nghiệp sẽ cần quan tâm nhiều hơn đến:
- máy chủ
- thiết bị phần cứng
- bảo trì hệ thống
- nhân sự kỹ thuật
- chi phí nâng cấp khi mở rộng
Mô hình này thường gắn với các hệ thống tổng đài pbx truyền thống hoặc các giải pháp được triển khai theo hướng kiểm soát hạ tầng tại chỗ.
Điểm giống nhau giữa tổng đài Cloud và On-premise
Dù khác nhau về cách triển khai, hai mô hình vẫn có chung mục tiêu là giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lý liên lạc tốt hơn.
Cả tổng đài Cloud và On-premise đều có thể hỗ trợ các chức năng như:
- gọi đến và gọi đi
- quản lý máy nhánh
- ghi âm cuộc gọi
- phân phối cuộc gọi
- thiết lập lời chào tự động
- hỗ trợ CSKH và telesales
- kết nối với quy trình vận hành doanh nghiệp
Vấn đề không nằm ở việc mô hình nào “có tổng đài”, mà là mô hình nào phù hợp hơn với thực tế của doanh nghiệp.
So sánh tổng đài Cloud và On-premise theo các tiêu chí quan trọng
1. Chi phí đầu tư ban đầu
Đây là tiêu chí được quan tâm nhiều nhất khi doanh nghiệp bắt đầu cân nhắc giữa tổng đài Cloud và On-premise.
Với tổng đài Cloud
Mô hình Cloud thường có lợi thế là chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn. Doanh nghiệp không cần mua nhiều hạ tầng phần cứng, không phải đầu tư máy chủ ngay từ đầu và có thể triển khai theo dạng thuê dịch vụ.
Điều này phù hợp với:
- doanh nghiệp nhỏ và vừa
- startup
- doanh nghiệp muốn tối ưu vốn đầu tư ban đầu
- đơn vị cần triển khai nhanh để vận hành ngay
Với tổng đài On-premise
On-premise thường yêu cầu chi phí đầu tư ban đầu cao hơn vì doanh nghiệp phải chuẩn bị hạ tầng nội bộ, thiết bị và đôi khi cả đội kỹ thuật để duy trì hệ thống.
Mô hình này phù hợp hơn nếu doanh nghiệp:
- đã có sẵn hạ tầng CNTT mạnh
- muốn đầu tư lâu dài theo hướng sở hữu hệ thống
- có ngân sách đầu tư ban đầu tốt hơn
2. Khả năng triển khai và đi vào vận hành
Tổng đài Cloud
Một ưu điểm rất rõ của Cloud là tốc độ triển khai nhanh. Với nhiều doanh nghiệp, đây là điểm tạo khác biệt lớn. Hệ thống có thể được cấu hình và đưa vào sử dụng trong thời gian ngắn hơn đáng kể so với mô hình truyền thống.
Đó là lý do nhiều doanh nghiệp hiện nay ưu tiên tổng đài ảo hoặc phần mềm tổng đài ảo theo hướng Cloud, nhất là khi cần triển khai cho nhiều nhân sự hoặc nhiều địa điểm cùng lúc.
Tổng đài On-premise
On-premise thường cần thời gian triển khai dài hơn vì phải chuẩn bị hạ tầng tại chỗ, cấu hình thiết bị và kiểm tra đồng bộ kỹ thuật trước khi vận hành ổn định.
Nếu doanh nghiệp cần đi vào sử dụng nhanh, đây có thể là một điểm hạn chế tương đối.
3. Khả năng mở rộng hệ thống
Tổng đài Cloud
Cloud thường linh hoạt hơn khi cần mở rộng. Khi doanh nghiệp tăng số lượng nhân sự, mở thêm chi nhánh hoặc cần thêm máy nhánh, việc mở rộng thường đơn giản hơn và ít phụ thuộc vào việc phải mua thêm quá nhiều phần cứng.
Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh hoặc có mô hình làm việc linh hoạt.
Tổng đài On-premise
Với On-premise, mở rộng hệ thống thường phụ thuộc vào năng lực của hạ tầng hiện có. Nếu quy mô vượt quá thiết kế ban đầu, doanh nghiệp có thể cần đầu tư thêm thiết bị hoặc nâng cấp hệ thống.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp có kế hoạch tăng trưởng mạnh, mô hình Cloud thường được đánh giá là dễ thở hơn.
4. Khả năng quản trị và bảo trì
Tổng đài Cloud
Với Cloud, phần lớn công việc hạ tầng, bảo trì nền tảng và cập nhật hệ thống thường do nhà cung cấp phụ trách. Doanh nghiệp có thể giảm áp lực vận hành kỹ thuật nội bộ.
Đây là điểm rất phù hợp với các đơn vị không muốn duy trì một đội IT chuyên sâu chỉ để phục vụ tổng đài.
Tổng đài On-premise
Với On-premise, doanh nghiệp có quyền kiểm soát sâu hơn, nhưng đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm lớn hơn trong việc vận hành, cập nhật và xử lý sự cố.
Điều này có thể là lợi thế với những đơn vị có đội kỹ thuật mạnh, nhưng lại là áp lực với doanh nghiệp không chuyên về hạ tầng CNTT.
5. Khả năng làm việc từ xa và đa chi nhánh
Tổng đài Cloud
Đây là một trong những điểm mạnh nhất của mô hình Cloud. Nhân sự ở nhiều địa điểm khác nhau vẫn có thể truy cập và sử dụng hệ thống thuận tiện hơn, miễn là có kết nối mạng phù hợp.
Mô hình này rất hợp với:
- doanh nghiệp nhiều chi nhánh
- đội sales di chuyển nhiều
- bộ phận CSKH làm việc linh hoạt
- mô hình vận hành phân tán
Tổng đài On-premise
On-premise vẫn có thể hỗ trợ đa chi nhánh, nhưng thường đòi hỏi cấu hình và triển khai phức tạp hơn. Với các doanh nghiệp muốn tính linh hoạt cao, đây không phải lúc nào cũng là lựa chọn tối ưu.
6. Khả năng kiểm soát hệ thống
Tổng đài Cloud
Cloud mạnh ở tính linh hoạt, nhưng mức độ kiểm soát hạ tầng vật lý sẽ thấp hơn so với việc doanh nghiệp tự sở hữu toàn bộ hệ thống.
Tổng đài On-premise
On-premise có lợi thế về mức độ chủ động trong kiểm soát hạ tầng, cấu hình sâu và khả năng tùy biến theo hệ thống nội bộ hiện có.
Đây là lý do một số doanh nghiệp lớn hoặc tổ chức có yêu cầu đặc thù vẫn cân nhắc On-premise.
Tổng đài Cloud và On-premise: đâu là lựa chọn phù hợp hơn?
Không thể trả lời đúng cho mọi trường hợp rằng Cloud luôn tốt hơn hoặc On-premise luôn tối ưu hơn. Cách đúng là phải nhìn vào thực tế doanh nghiệp.
Bạn nên ưu tiên Cloud nếu:
- muốn triển khai nhanh
- muốn giảm đầu tư hạ tầng ban đầu
- cần hệ thống linh hoạt, dễ mở rộng
- cần hỗ trợ tốt cho làm việc từ xa hoặc đa chi nhánh
Bạn nên cân nhắc On-premise nếu:
- đã có hạ tầng mạnh
- muốn kiểm soát hệ thống ở mức sâu
- có đội kỹ thuật đủ năng lực vận hành
- có nhu cầu đặc thù về cấu trúc hệ thống nội bộ
Vai trò của V9 trong việc tư vấn tổng đài Cloud và On-premise
Tại Công ty Cổ Phần Công Nghệ V9, chúng tôi không tư vấn theo kiểu áp sẵn một mô hình cho mọi doanh nghiệp. Khi phân tích bài toán tổng đài Cloud và On-premise, điều quan trọng là phải nhìn vào:
- quy mô doanh nghiệp
- số lượng người dùng
- mô hình vận hành
- nhu cầu mở rộng
- khả năng quản trị nội bộ
- mục tiêu đầu tư ngắn hạn và dài hạn
Từ đó mới xác định nên đi theo hướng phần mềm tổng đài ảo, tổng đài ảo linh hoạt trên nền Cloud, hay giải pháp tổng đài pbx triển khai theo mô hình phù hợp hơn với doanh nghiệp.
So sánh tổng đài Cloud và On-premise không phải để tìm ra mô hình nào tốt tuyệt đối, mà để tìm ra mô hình nào phù hợp hơn với doanh nghiệp của bạn. Cloud nổi bật ở tính linh hoạt, triển khai nhanh và tối ưu chi phí đầu tư ban đầu. On-premise mạnh hơn ở khả năng kiểm soát sâu và chủ động hạ tầng tại chỗ.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm một đối tác có thể tư vấn đúng nhu cầu thay vì chỉ bán một giải pháp sẵn có, Công ty Cổ Phần Công Nghệ V9 là lựa chọn đáng cân nhắc. Chúng tôi có thể đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc đánh giá, lựa chọn và triển khai giải pháp phù hợp giữa tổng đài Cloud và On-premise, cũng như các hướng mở rộng liên quan đến phần mềm tổng đài ảo, tổng đài ảo và tổng đài pbx hiện đại.
